Бизнес: коммерческие документы

Бухгалтерия покупателя получает из счёта на оплату реквизиты продавца, перечень позиций и сумму, чтобы составить платёжное поручение без уточняющих звонков. Обязательной формы у счёта нет, печать и нотариус не нужны. Договор он не заменяет и отгрузку не подтверждает. НДС показывают отдельной строкой, а продавец без НДС обычно пишет «Без налога (НДС)», как в расчётных документах по ст. 168 НК РФ. Срок действия счёта защищает от оплаты по старой цене.

Один лист заменяет и счёт, и договор купли-продажи: продавец указывает товар, цену, срок оплаты и подписывает документ. Подпись покупателя не обязательна. Оплата в указанный срок означает согласие с условиями, и договор считается заключённым (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Нотариус не нужен. Формат подходит для разовой покупки понятного товара, а для поставок партиями и сложных условий лучше отдельный договор.

Продавец, который предъявляет НДС, выставляет покупателю счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). По этому документу покупатель принимает налог к вычету, а отгрузку и оплату он не подтверждает. Форма утверждена постановлением Правительства № 1137, поэтому наш шаблон — памятка по реквизитам и сбор данных, а сам документ формируют в учётной программе по утверждённому бланку.

Когда работа сдана, исполнитель и заказчик подписывают акт выполненных работ: заказчик подтверждает, что осмотрел и принял результат. По ст. 720 ГК РФ заказчик, принявший работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки, не отмеченные в акте. Для бухгалтерии это первичный документ, по которому выручка и расходы попадают в нужный период. Нотариус не нужен, форму стороны выбирают сами, срок рассмотрения акта задают в форме.

Передаёте станок, технику или партию товара покупателю, арендатору или на хранение — оформите передачу этим актом. Стороны записывают количество, комплектность, внешние повреждения и документы к вещи, затем ставят подписи. С передачей к покупателю по общему правилу переходит риск случайной гибели товара (ст. 459 ГК РФ), если договор не говорит иное. Представитель компании, который принимает груз, держит при себе доверенность.

Товар отгружен со склада: накладная ТОРГ-12 фиксирует, что, сколько и по какой цене передано, кто отпустил и кто принял груз. Подписывают сотрудник продавца, отпустивший товар, и сотрудник покупателя, принявший его, с должностями и расшифровкой подписей. Форму ТОРГ-12 применяют по выбору: с 2013 года подойдёт любой документ с обязательными реквизитами первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Нотариус не нужен, к накладной продавец с НДС выставляет ещё счёт-фактуру.

ТТН для оформления перевозки груза.

Одним бланком УПД продавец оформляет отгрузку товара, работ или услуг вместо счёта-фактуры и накладной или акта. Основа — рекомендованная ФНС форма 2013 года, но обязательные реквизиты счёта-фактуры из последних поправок вносят в неё сами. Со статусом 1 документ служит и счётом-фактурой, и передаточным, со статусом 2 — только передаточным. Счёт-фактурную часть подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица (ст. 169 НК РФ).

Продавец оформляет такой УПД, когда отгружает товар из государственного перечня прослеживаемых. Кроме обычных строк о сторонах, товаре и сумме, в нём есть блок прослеживаемости: регистрационный номер партии (РНПТ), единица измерения, количество и стоимость без НДС. Эти сведения требуют подп. 16–19 п. 5 ст. 169 НК РФ, их переносят из документа поставщика без изменений. Подписывают продавец и покупатель, обычно через систему электронного документооборота.

Платёжное поручение для банковского перевода. Форма платёжного поручения (код по ОКУД 0401060) утверждена положением Банка России от 29.06.2021 № 762-П. Шаблон не заменяет утверждённый бланк: это памятка о составе обязательных реквизитов и подготовка данных для их заполнения в учётной программе или банк-клиенте.

Две компании сверяют по этому акту, сходятся ли их данные о расчётах за период: сальдо на начало, обороты, остаток долга и в чью пользу он остался. Подписывают руководители или уполномоченные лица обеих сторон, обычно в конце квартала или года либо перед закрытием договора. Подпись под суммой долга могут счесть его признанием, и тогда срок исковой давности начинается заново (ст. 203 ГК РФ).

Авансовый отчёт подотчётного лица о расходовании выданных средств с приложением подтверждающих документов.

Бухгалтерская справка как первичный документ: обоснование записи, исправление ошибки, расчёт показателя.

Склад отпускает материалы в цех или другое подразделение той же организации — такое перемещение оформляют требованием-накладной. Подписывают двое: кто отпустил и кто получил ценности. Собственник не меняется, продажи нет. Форма М-11 не обязательна: организация вправе утвердить свой бланк, если в нём есть реквизиты первичного документа из ст. 9 закона 402-ФЗ. При отпуске в производство документ служит основанием списать материалы на затраты.

Перевозочный документ для автомобильной доставки груза, который оформляют в электронном виде. Участников трое: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, каждый подписывает свою часть электронной подписью. В накладной указывают груз, массу, адреса погрузки и выгрузки, машину и водителя. По ст. 8 Устава автомобильного транспорта накладная подтверждает, что договор перевозки заключён. Товарную накладную или УПД она не заменяет: те оформляют продажу.

Когда экспедитор забирает груз у клиента, он выдаёт эту расписку. Она подтверждает приём и фиксирует наименование, количество, массу и объявленную ценность груза. Подписывает экспедитор, экземпляр остаётся у грузоотправителя. От записанного зависит, за что экспедитор потом отвечает при утрате или порче. Расписка входит в набор экспедиторских документов по Правилам транспортно-экспедиционной деятельности (постановление Правительства № 554).