УПД с прослеживаемостью
Продавец оформляет такой УПД, когда отгружает товар из государственного перечня прослеживаемых. Кроме обычных строк о сторонах, товаре и сумме, в нём есть блок прослеживаемости: регистрационный номер партии (РНПТ), единица измерения, количество и стоимость без НДС. Эти сведения требуют подп. 16–19 п. 5 ст. 169 НК РФ, их переносят из документа поставщика без изменений. Подписывают продавец и покупатель, обычно через систему электронного документооборота.
Бесплатно
Описание
Продавец оформляет такой УПД, когда отгружает товар из государственного перечня прослеживаемых. Кроме обычных строк о сторонах, товаре и сумме, в нём есть блок прослеживаемости: регистрационный номер партии (РНПТ), единица измерения, количество и стоимость без НДС. Эти сведения требуют подп. 16–19 п. 5 ст. 169 НК РФ, их переносят из документа поставщика без изменений. Подписывают продавец и покупатель, обычно через систему электронного документооборота.
Правовое основание
Ст. 169 НК РФ (п. 1.1, подп. 16–19 п. 5, п. 6); ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Постановление Правительства РФ № 1137 (счёт-фактура); Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108 (Положение о национальной системе прослеживаемости товаров); Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 (перечень товаров, подлежащих прослеживаемости)
Как составлен этот документ
- Основа. Текст построен на нормах, перечисленных выше в разделе «Правовое основание»; по ссылкам можно открыть их текст.
- Как вы получаете документ. Вы заполняете форму, мы подставляем ваши данные в готовый текст-образец и отдаём файл в формате DOCX или PDF на выбор. Обязательные поля отмечены, документ не соберётся без них.
- Актуальность. Карточка обновлена 08.11.2026. Законы меняются: перед использованием сверьтесь с актуальной редакцией норм по ссылкам выше.
- Чего документ не заменяет. Это образец, а не консультация юриста и не проверка вашей ситуации. Перед подписанием или подачей в суд проверьте его у своего юриста.
- Кто отвечает за сайт. Индивидуальный предприниматель, реквизиты — на странице «Контакты». Чем образец отличается от услуги, объяснено на странице «Образец или сервис».
Это тот же универсальный передаточный документ, но для товаров, попавших в перечень прослеживаемых. Смысл прослеживаемости в том, что государство видит движение отдельной партии товара от ввоза до конечного покупателя, и каждое звено цепочки обязано передавать сведения дальше. Поэтому к привычным полям продавца, покупателя, наименования и суммы добавляется блок сведений о прослеживаемости, который переносится из документа поставщика без изменений. Если в одной поставке есть и обычные, и прослеживаемые позиции, реквизиты прослеживаемости заполняют только по нужным строкам. Эта форма рассчитана на одну товарную позицию: если в поставке несколько прослеживаемых товаров с разными регистрационными номерами партии (РНПТ), сведения по остальным позициям вносят в учётной программе или системе электронного документооборота. Счёт-фактурная часть документа опирается на статью 169 Налогового кодекса и постановление Правительства РФ № 1137; по прослеживаемым товарам такой документ выставляется только в электронной форме через оператора ЭДО, кроме трёх случаев из пункта 1.1 статьи 169 (продажа гражданину для личных нужд или самозанятому, экспорт, вывоз в страну ЕАЭС). Перечень прослеживаемых товаров утверждён постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110, а сама система прослеживаемости — на Положение о национальной системе прослеживаемости товаров, утверждённое постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108 (отдельного закона о прослеживаемости товаров не существует). Ошибка здесь дороже обычной опечатки — расхождение в цепочке видно проверяющим сразу у обеих сторон сделки, поэтому данные лучше сверять с документом, по которому товар пришёл к вам.
Что вы получите
- Готовый документ в формате DOCX — редактируйте в Word или Google Документах.
- PDF-версию для печати и подписи.
- Понятную форму с подсказками к каждому полю.
- Сохранение данных для повторного использования.
Частые вопросы
Отличий два. В документе появляется блок сведений о прослеживаемых товарах, который заполняется по соответствующим строкам таблицы. И такой документ выставляется только в электронной форме через оператора ЭДО, кроме трёх случаев из пункта 1.1 статьи 169 Налогового кодекса. Всё остальное работает как в обычном УПД — он подтверждает передачу товара и в первом статусе выполняет функцию счёта-фактуры, опираясь на постановление Правительства РФ № 1137. Смысл дополнительного блока в том, что государство видит движение конкретной партии от ввоза до конечного покупателя, и каждое звено цепочки передаёт сведения дальше без искажений. Отсюда практическое правило: этот вариант документа берут, только когда в поставке есть позиции из перечня прослеживаемых товаров. Если таких позиций нет, лишние поля заполнять не нужно, достаточно обычного УПД.
Сведения переносят из документа, по которому товар поступил к вам: из УПД поставщика или из документов на ввоз. Придумывать, пересчитывать или округлять эти данные нельзя — цепочка должна сходиться у всех участников, и расхождение видно проверяющим сразу с обеих сторон сделки. Порядок работы простой: перед отгрузкой открываете приходный документ и сверяете реквизиты построчно, а не по памяти и не по названию товара. Если в приходном документе сведений о прослеживаемости нет, а товар относится к перечню, вопрос сначала решают с поставщиком и просят исправленный документ. Отгрузить, поставив данные наугад, хуже, чем задержать поставку на день: ошибку в цепочке потом придётся исправлять обеим сторонам. Отдельная ловушка — дробление партии. Когда из одной поступившей партии вы отгружаете товар нескольким покупателям, сведения переносят по каждой отгрузке, а не делят произвольно, потому что сойтись цепочка должна у всех. Заведите привычку держать приходный документ открытым рядом при наборе отгрузочного: механические ошибки чаще всего возникают при наборе по памяти в конце рабочего дня.
Такую поставку оформляют одним документом. Реквизиты прослеживаемости указывают только по тем строкам, которые к ней относятся, а остальные позиции заполняют как обычно, без дополнительных полей. Разбивать отгрузку на два документа ради этого не требуется, и делать так не стоит: две накладные по одной машине усложняют и приёмку, и последующую сверку. Единственное, за чем следят внимательно, — соответствие строк: данные о прослеживаемости должны стоять напротив своей позиции, а не смещаться на соседнюю. Такое смещение — частая механическая ошибка при переносе из документа поставщика, и заметить её проще сразу, чем после отправки контрагенту.
По прослеживаемым товарам счёт-фактура и УПД со статусом 1 выставляются только в электронной форме через оператора электронного документооборота — это требование пункта 1.1 статьи 169 Налогового кодекса. Бумага допустима лишь в трёх случаях: продажа гражданину для личных нужд или плательщику налога на профессиональный доход, экспорт (реэкспорт) и вывоз в другую страну ЕАЭС. Бумажный экземпляр в этой схеме остаётся вспомогательным и дальше по цепочке никуда не передаётся. Наш шаблон электронный документ не заменяет, его задача другая: собрать и проверить состав данных до выгрузки в учётную программу, чтобы не править уже отправленный документ. Это особенно удобно, когда позиции набирает менеджер, а отправляет бухгалтер. Как обмен устроен в вашей ситуации — через какого оператора, в каком формате и кто подписывает, — уточните у бухгалтера или у самого оператора ЭДО. Бумажный вариант при этом остаётся полезен внутри компании: по нему кладовщик собирает отгрузку, а менеджер проверяет позиции перед отправкой. Важно только не путать роли — подписанная распечатка не подтверждает передачу сведений по цепочке, эту роль выполняет документ, ушедший через оператора. Поэтому рабочий порядок обычно такой: сначала выгрузка и отправка, потом печать для склада. Доступ к отправленным документам держат не у одного бухгалтера: при вопросе покупателя менеджеру нужен тот же экземпляр.
Расхождение становится видно сразу у обеих сторон сделки: данные о прослеживаемой партии должны совпадать по всей цепочке движения товара, и несовпадение всплывает при сверке, а не через год. Поэтому цена ошибки здесь выше, чем у обычной опечатки в наименовании: неверный реквизит у вас автоматически делает проблемным документ покупателя, который ничего не нарушал. Порядок исправления обычный — оформляют корректирующий документ и уведомляют контрагента, чтобы он внёс изменения у себя. Чего делать нельзя, так это переделывать документ задним числом и подменять уже отправленный экземпляр: у второй стороны и у оператора ЭДО остаётся исходная версия, и подмена выглядит хуже самой ошибки. Профилактика проще исправления — перед отправкой сверить блок прослеживаемости построчно с документом поставщика. Конкретный порядок корректировки по своей ситуации согласуйте с бухгалтером. Сообщить контрагенту об ошибке лучше самому и сразу — он правит данные у себя. Полезно завести привычку сверять отправленный документ с приходным ещё раз в конце дня: ошибку, найденную до того, как покупатель принял документ, исправить заметно проще. Если же расхождение обнаружил контрагент, первым делом выясняют, у кого данные верны, а не правят свои под чужие.
Читайте также
Похожие документы
- Платёжное поручениеБесплатно
- Акт сверки взаиморасчётовБесплатно
- Авансовый отчётБесплатно
- Бухгалтерская справкаБесплатно
- Требование-накладная (упрощённая, по мотивам М-11)Бесплатно
Образец документа — не окончательная юридическая рекомендация. Рекомендуем проверить его у своего юриста перед использованием.
Обновлено: 08.11.2026
Сколько стоит
СтоимостьБесплатно
УПД с прослеживаемостью
Шаблон документа
ТипДля бизнеса
КатегорияБизнес: коммерческие документы
Заполните онлайн или скачайте пустой бланк