Прослеживаемость товаров означает учёт импортных товаров из перечня постановления № 1110 через систему ФНС: каждая партия получает регистрационный номер РНПТ. Продавец указывает РНПТ, единицу измерения, количество и стоимость без НДС в счёте-фактуре или УПД. Отчёт об операциях сдают до 25-го числа месяца после квартала, если операции были.
Ниже разобрано, какие товары входят в перечень, что писать в документах, кто и когда сдаёт отчёт, и на каком шаге чаще всего ошибаются.
Что такое национальная система прослеживаемости
Национальная система прослеживаемости - информационная система ФНС, которая собирает сведения о товарах из перечня и обо всех операциях с ними, от ввоза до продажи конечному потребителю. Правила её работы установлены Положением, утверждённым постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108.
Смысл простой: налоговая видит, сколько единиц товара ввезено по конкретной таможенной декларации и сколько из них перепродано. Если в цепочке продавцов вдруг появляется больше мониторов, чем прошло через таможню, расхождение всплывает автоматически.
Обязанность участвовать в системе закреплена в Налоговом кодексе. По п. 2.3 ст. 23 НК РФ налогоплательщики, совершающие операции с прослеживаемыми товарами, представляют в налоговый орган отчёты об этих операциях и документы с реквизитами прослеживаемости в случаях и порядке, которые установило Правительство.
Какие товары подлежат прослеживаемости
Прослеживаются только товары, коды ТН ВЭД ЕАЭС которых названы в перечне, утверждённом постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 (в редакции от 04.03.2023). Решающим признаком служит код ТН ВЭД, а не название товара в договоре.
| Код ТН ВЭД | Что входит | Единица для прослеживаемости |
|---|---|---|
| 8418 (с исключениями) | холодильники и морозильники, бытовые и промышленные, тепловые насосы | штука (код 796) |
| 8450 (с исключениями) | стиральные машины бытовые и для прачечных | штука (код 796) |
| 8528 | мониторы, проекторы, телевизоры | штука (код 796) |
| 8427, 8709 | вилочные автопогрузчики, складские тягачи и тележки | штука (код 796) |
| 8429 (с исключениями) | бульдозеры, грейдеры, экскаваторы, катки, фронтальные погрузчики | штука (код 796) |
| 8715 00 100 0 | детские коляски | штука (код 796) |
| 9401 71, 9401 79, 9401 80 | детские автокресла | штука (код 796) |
Товар прослеживается, если он ввезён в Россию и выпущен для внутреннего потребления либо ввезён из другой страны ЕАЭС (п. 3 Положения № 1108). Российский холодильник, собранный на отечественном заводе, в систему не попадает, даже если его код совпадает с кодом из перечня.
Отдельно учтите: в январе 2026 года Совет Евразийской экономической комиссии принял решение от 26.01.2026 № 5 о перечне товаров, прослеживаемых на уровне ЕАЭС. Перед закупкой новой категории сверяйте код ТН ВЭД с актуальным перечнем, а не с таблицей из старой статьи.
Кто обязан вести прослеживаемость
Участник оборота - любая организация или ИП, которые совершают операции с прослеживаемыми товарами: покупают, продают, передают комиссионеру, получают в составе работ или вносят в уставный капитал (п. 2 Положения № 1108). Налоговый режим роли не играет: упрощёнка, патент и ОСН одинаково участвуют в системе.
Прослеживаемость прекращается, когда товар уходит из предпринимательского оборота. Это продажа физическому лицу для личных нужд или самозанятому, экспорт, вывоз в страну ЕАЭС, передача в производство, утилизация и недостача, выявленная при инвентаризации (п. 4 Положения). Если покупатель-гражданин вернёт товар, прослеживаемость возобновляется (п. 5).
Реквизиты прослеживаемости в счёте-фактуре и УПД
При продаже прослеживаемого товара счёт-фактура или УПД со статусом 1 должен содержать четыре дополнительных реквизита. Их перечисляют подп. 16-19 п. 5 ст. 169 НК РФ:
- регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (РНПТ);
- количественную единицу измерения, используемую для прослеживаемости;
- количество товара в этой единице;
- стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях.
РНПТ формирует импортёр из номера декларации на товары и порядкового номера товара в ней, а для товаров из стран ЕАЭС и для остатков номер присваивает ФНС (п. 2 Положения № 1108). Каждый следующий продавец не придумывает номер заново, а переносит его из входящего документа поставщика.
Второе требование касается формы: такие счета-фактуры выставляются только в электронном виде через оператора ЭДО (п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Бумага допустима лишь при продаже физлицу для личных нужд, самозанятому, при экспорте и вывозе в страны ЕАЭС. Покупатель со своей стороны обязан обеспечить получение электронного счёта-фактуры (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).
Третье правило бьёт по упрощенцам. Продавец, не платящий НДС, обычно может по письменному согласию с покупателем не составлять счета-фактуры, но на прослеживаемые товары это исключение не распространяется (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Документ с реквизитами прослеживаемости нужен и без НДС.
Для покупателя есть и хорошая новость. Неуказание или неверное указание сведений из подп. 16-18 п. 5 ст. 169 не является основанием для отказа в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Вычет сохранится, но налоговая всё равно увидит разрыв в цепочке и попросит пояснений. Подробнее о том, чем УПД отличается от пары «счёт-фактура плюс накладная», - в статье УПД, счёт-фактура и накладная: что выбрать.
Продавец оформляет такой УПД, когда отгружает товар из государственного перечня прослеживаемых. Кроме обычных строк о сторонах, товаре и сумме, в нём есть блок прослеживаемости: регистрационный номер партии (РНПТ), единица измерения, количество и стоимость без НДС. Эти сведения требуют подп. 16–19 п. 5 ст. 169 НК РФ, их переносят из документа поставщика без изменений. Подписывают продавец и покупатель, обычно через систему электронного документооборота.
Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами
Отчёт сдают в налоговую по месту нахождения организации или месту жительства ИП не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, и только если в квартале были операции с прослеживаемыми товарами (п. 32 Положения № 1108). Нулевой отчёт не нужен. Подают его в электронной форме через оператора ЭДО с усиленной квалифицированной электронной подписью (пп. 33, 40 Положения).
Состав отчёта зависит от налогового режима, и здесь кроется главная ловушка.
| Кто сдаёт | Что включает в отчёт |
|---|---|
| Спецрежимы (УСН, ПСН и другие) и освобождённые от НДС | все операции за квартал: покупку, продажу, передачу через агента или комиссионера, безвозмездную передачу, прекращение и возобновление прослеживаемости |
| Плательщики НДС | только отдельные операции: покупку у определённых категорий продавцов, прекращение и возобновление прослеживаемости в части случаев, операции, не облагаемые НДС по ст. 146 и 149 НК РФ |
Логика такая: плательщик НДС и так передаёт сведения о продажах через электронные счета-фактуры и декларацию по НДС. У упрощенца декларации по НДС нет, поэтому весь оборот прослеживаемого товара ФНС видит только из его отчёта (п. 33 Положения).
Если после сдачи нашлась ошибка или пропущенная операция, корректировочный отчёт подают не позднее следующего рабочего дня со дня обнаружения (п. 34 Положения). Отчёты, документы с реквизитами и квитанции участник оборота хранит не менее пяти лет (п. 38 Положения).
Пример: перепродажа партии мониторов на упрощёнке
ООО «Вектор» применяет УСН и не является плательщиком НДС. В ноябре 2026 года оно перепродаёт мониторы, ввезённые импортёром.
- 12 ноября «Вектор» покупает у импортёра 40 мониторов по 18 000 рублей. Импортёр присылает через ЭДО УПД со статусом 1, где указан РНПТ, единица «штука» (код 796) и количество 40. «Вектор» сохраняет РНПТ в учёте, иначе не сможет передать его дальше.
- 16 ноября «Вектор» продаёт 25 мониторов по 21 000 рублей компании «Гранит». В электронном УПД стоит тот же РНПТ, что у импортёра, единица «штука» (796), количество 25 и стоимость без НДС 525 000 рублей. Вместо ставки налога - отметка «Без НДС». Бумажный УПД здесь не годится.
- 20 ноября один монитор продаётся гражданину для дома. Прослеживаемость по этой единице прекращается (подп. «в» п. 4 Положения), электронный счёт-фактура не требуется, но операция всё равно попадает в отчёт.
- До 25 января 2027 года «Вектор» сдаёт отчёт за IV квартал 2026 года. В нём три операции: покупка 40 штук, продажа 25 штук «Граниту» и продажа 1 штуки физлицу с прекращением прослеживаемости. На складе остаются 14 мониторов с тем же РНПТ.
Будь «Вектор» плательщиком НДС, состав отчёта был бы другим. Продажа «Граниту» прошла бы через электронный счёт-фактуру и декларацию по НДС, а продажа физлицу в отчёт плательщика НДС не включается (абз. 3 п. 33 Положения). Отчёт понадобился бы только при операциях из закрытого списка этого абзаца. Порядок подписания и хранения таких документов описан в статье первичные документы по сделке.
Типичные ошибки и чем они грозят
Нет РНПТ в документах. Поставщик прислал обычный УПД без реквизитов прослеживаемости, а покупатель перепродал товар дальше и тоже не указал номер. Цепочка рвётся, налоговая видит расхождение между ввезённым и проданным количеством. Проверяйте входящий документ при приёмке и требуйте исправленный УПД до оплаты. Надёжного поставщика помогает выбрать проверка контрагента до подписания договора.
Отчёт не сдан при работе на УСН. Многие упрощенцы считают, что раз нет НДС, то нет и прослеживаемости. Это не так: у них отчёт самый полный. За непредставление в срок документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, штраф составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Сумма невелика, но пропущенный отчёт обычно тянет за собой требование пояснений и проверку всей цепочки поставок.
Бумажный документ вместо электронного. Счёт-фактура по прослеживаемому товару для компании-покупателя составляется только через ЭДО (п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Бумажный экземпляр с правильными реквизитами требования не закрывает. Сопроводительные транспортные документы при этом можно вести по обычным правилам, о них - в статье ЭТН и ТТН.
Пропущен корректировочный отчёт. Ошибку в сданном отчёте исправляют не позднее следующего рабочего дня после её обнаружения (п. 34 Положения). Затягивать с исправлением до конца следующего квартала нельзя.
Как закрепить прослеживаемость в договоре поставки
Договор поставки прослеживаемого товара стоит дополнить тремя условиями. Их нет в законе как обязательных, но они снимают большую часть споров.
- Поставщик передаёт УПД со статусом 1 в электронном виде через оператора ЭДО с реквизитами прослеживаемости по каждой позиции.
- Покупатель вправе не принимать товар и не оплачивать его до получения исправленного документа, если РНПТ отсутствует или не совпадает с данными партии.
- Стороны указывают коды ТН ВЭД поставляемых товаров в спецификации, чтобы заранее понимать, какие позиции прослеживаются.
По договору поставки организация или ИП передаёт товар в согласованные сроки покупателю, который берёт его для бизнеса, а не для личных нужд (ст. 506 ГК РФ). Подписывают руководители сторон или их представители по доверенности, нотариус не нужен. Обычно договор делают рамочным: общие правила в тексте, а наименование, количество и цену каждой партии выносят в спецификации. Отдельно прописывают приёмку по количеству и качеству и срок для претензий.
Частые вопросы
Что такое прослеживаемость товаров?
Учёт импортных товаров из государственного перечня через национальную систему ФНС: каждая партия получает регистрационный номер (РНПТ), и налоговая видит, сколько единиц товара ввезено по конкретной таможенной декларации и сколько из них перепродано. Обязанность участвовать в системе закреплена в п. 2.3 ст. 23 НК РФ.
Какие товары подлежат прослеживаемости?
Только те, чьи коды ТН ВЭД ЕАЭС названы в перечне, утверждённом постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110: холодильники и морозильники, стиральные машины, мониторы, проекторы и телевизоры, вилочные автопогрузчики и складские тягачи, бульдозеры, экскаваторы, детские коляски и автокресла. Товар прослеживается, если ввезён в Россию и выпущен для внутреннего потребления либо ввезён из другой страны ЕАЭС.
Кто обязан вести прослеживаемость?
Любая организация или ИП, совершающие операции с прослеживаемыми товарами: покупающие, продающие, передающие комиссионеру. Прослеживаемость прекращается, когда товар уходит из предпринимательского оборота: при продаже физическому лицу для личных нужд или самозанятому, при экспорте.
Какие реквизиты прослеживаемости нужны в УПД и счёте-фактуре?
Четыре дополнительных по подп. 16–19 п. 5 ст. 169 НК РФ: регистрационный номер партии (РНПТ), единица измерения для прослеживаемости, количество в этой единице и стоимость товара без НДС в рублях. РНПТ формирует импортёр из номера декларации на товары и порядкового номера товара, для товаров из ЕАЭС и остатков номер присваивает ФНС. Бланк: УПД с прослеживаемостью.
Коротко о главном
- Прослеживаются импортные товары из перечня постановления № 1110: холодильники, стиральные машины, мониторы и телевизоры, погрузчики, спецтехника, детские коляски и автокресла.
- Правила системы установлены Положением, утверждённым постановлением Правительства № 1108, обязанность - п. 2.3 ст. 23 НК РФ.
- В счёте-фактуре и УПД указывают РНПТ, единицу измерения, количество и стоимость без НДС (подп. 16-19 п. 5 ст. 169 НК РФ).
- Документ выставляется только в электронном виде через ЭДО, кроме продажи физлицам, самозанятым и вывоза за границу.
- Продавец без НДС не может отказаться от счёта-фактуры по прослеживаемому товару.
- Отчёт сдают до 25-го числа месяца после квартала, только при наличии операций; упрощенцы включают в него весь оборот.
- Ошибку в отчёте исправляют корректировочным отчётом на следующий рабочий день, штраф за непредставление - 200 рублей за документ.