ЭТН и ТТН не одно и то же. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при перевозке автомобилем по общему правилу оформляется только электронно, как ЭТрН через ГИС ЭПД. Бумага допустима в двенадцати случаях из приказа Минтранса № 262. ТТН по форме № 1-Т к перевозке не обязательна: это учётный документ компании.
Ниже разобрано, чем отличаются эти документы, кто и когда их оформляет, что изменилось осенью 2026 года и чем грозит перевозка без накладной при налоговой проверке.
Чем транспортная накладная отличается от ТТН
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза, а ТТН подтверждает движение товара для бухгалтерского и складского учёта. Первая обязательна по закону, вторая - нет. Путают их потому, что оба документа едут в кабине водителя и содержат похожие сведения о грузе.
Обязанность оформлять транспортную накладную установлена двумя законами. По п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю транспортной накладной. Часть 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) повторяет это правило для автоперевозок и добавляет: накладную составляет грузоотправитель, если договор не возлагает эту обязанность на другую сторону.
ТТН по форме № 1-Т - унифицированный бланк, которым исторически оформляли списание товара у продавца и оприходование у покупателя. Формы первичных учётных документов определяет руководитель компании по представлению бухгалтера (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), поэтому применять именно 1-Т никто не обязан.
| Признак | Транспортная накладная (ЭТрН) | ТТН, форма № 1-Т |
|---|---|---|
| Что подтверждает | заключение договора перевозки груза | передачу товара и списание или оприходование ценностей |
| Обязательна ли | да, без неё перевозчик груз не принимает (ч. 3 ст. 8 Устава) | нет, форму выбирает сама компания |
| Основной вид с 01.09.2026 | электронный, через ГИС ЭПД | любой, по учётной политике |
| Кто подписывает | грузоотправитель, перевозчик (водитель), грузополучатель | продавец, покупатель, перевозчик - по реквизитам бланка |
| Форма утверждена | приложение № 4 к Правилам перевозок грузов, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 | унифицированная форма, обязательной не является |
Простое правило: если груз везёт перевозчик по договору перевозки, нужна транспортная накладная. ТТН или любой другой передаточный документ добавляется к ней для учёта товара, но не заменяет её.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной, а бумажный вариант допускается только в случаях, которые определил Минтранс. Это прямо записано в ч. 1 ст. 8 Устава в редакции Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ; изменение статьи 8 вступило в силу именно 1 сентября 2026 года (ч. 4 ст. 5 закона № 140-ФЗ).
До этой даты электронная накладная была правом сторон, а не обязанностью. Теперь ситуация перевернулась: электронный документ - правило, бумага - исключение из закрытого списка.
Как работает ЭТрН, закреплено в ст. 18.1 Устава:
- документ формируется в информационной системе электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) одного из операторов, включённых в реестр;
- оператор направляет его в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД);
- участники подписывают накладную усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной электронной подписью; грузополучатель-гражданин может подписать простой электронной подписью, полученной при личной явке;
- подписи ставят те же три стороны, что и на бумаге: отправитель, перевозчик и получатель.
Когда бумажная накладная всё ещё допустима
Бумага разрешена только в двенадцати случаях из приложения к приказу Минтранса России № 262, который действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года. В редакции от 02.09.2026 № 391 список такой:
- Перевозка грузов военного назначения, когда отправителем или получателем выступают Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО.
- Отправитель или получатель - иностранная компания без аккредитованного в России филиала или представительства.
- Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из государств ЕАЭС.
- Перевозка для гражданина, который отправляет или получает груз для личных, семейных и домашних нужд.
- Сбой программно-аппаратных комплексов участника или оператора, зафиксированный государственной системой обнаружения компьютерных атак.
- Нет доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р.
- Грузоотправитель и грузополучатель - одно и то же лицо.
- Перевозка драгоценных металлов и камней.
- Территория с режимом повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения, режимом КТО.
- Перевозка специальных грузов в смысле закона об автомобильных дорогах.
- Перевозка периодических печатных изданий.
- Перевозка продукции военного и двойного назначения во внешнеторговой деятельности.
Бумажная накладная по Правилам № 2200 составляется в трёх экземплярах - для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя (п. 10 Правил). Если компания использует накладную ещё и как первичный учётный документ, делают четвёртый экземпляр для грузоотправителя. Бланк транспортной накладной можно заполнить в конструкторе бесплатно и распечатать для такого случая.
Обратите внимание на пункт 7: перевозка между своими складами одной компании по-прежнему может обходиться бумагой. А вот перевозка товара покупателю по договору поставки под этот случай не подпадает, даже если грузовик свой.
Перевозчик берётся довезти груз заказчика до места назначения и выдать получателю, а заказчик платит за перевозку (ст. 785 ГК РФ). Компании, которая регулярно отправляет товар наёмным транспортом, подходит долгосрочный договор об организации перевозок (ст. 798 ГК РФ). Подписывают руководители сторон, нотариус не нужен. Транспортную накладную всё равно оформляют на каждую перевозку. В форме фиксируют маршрут, груз, срок доставки и расчёты.
Кто что подписывает и что делает водитель
Накладную подписывают три стороны: грузоотправитель или лицо, которое грузит товар, перевозчик или его водитель и грузополучатель или уполномоченное им лицо (п. 10 Правил № 2200). Водитель не вправе расписаться за две стороны сразу, например за перевозчика и за получателя.
Водитель обязан иметь при себе документы на перевозимый груз - транспортную накладную, заказ-наряд или сопроводительную ведомость (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). При электронной накладной документ должен быть сформирован в ИС ЭПД до того, как перевозчик примет груз: без накладной груз к перевозке не принимается (ч. 3 ст. 8 Устава).
Если в дороге меняют машину или водителя, перевозчик сообщает об этом сторонам договора до подачи транспорта под выгрузку и вносит сведения о замене в разделы 6 и 7 накладной (п. 11 Правил). Если груз едет на двух машинах, накладных тоже две (п. 12 Правил).
Пример: поставка с привлечением перевозчика
ООО «Ромашка» из Твери продаёт 18 тонн плитки ООО «Вектор» из Ярославля по договору поставки. Доставку продавец заказывает у ИП Смирнова по договору перевозки. Перевозка 5 октября 2026 года, в списке исключений приказа № 262 такого случая нет.
| Документ | Кто оформляет | Зачем нужен |
|---|---|---|
| Договор поставки | «Ромашка» и «Вектор» | условия о товаре, цене, сроке и способе доставки |
| Договор перевозки и заявка | «Ромашка» и ИП Смирнов | условия о провозной плате, сроке доставки и ответственности за груз |
| ЭТрН в ИС ЭПД | «Ромашка» формирует, ИП Смирнов и «Вектор» подписывают свои части | подтверждает договор перевозки, факт доставки и расходы продавца на неё |
| УПД или товарная накладная | «Ромашка» выставляет, «Вектор» подписывает | передача права собственности на плитку, основание для учёта и вычета НДС у покупателя |
| Акт или УПД от перевозчика | ИП Смирнов | подтверждает оказанную услугу перевозки для расходов «Ромашки» |
Каждой стороне свой набор бумаг нужен для своей цели. Покупателю - УПД, чтобы принять плитку к учёту. Продавцу - подписанная получателем ЭТрН и документы перевозчика, чтобы подтвердить расходы на доставку. Перевозчику - ЭТрН с отметкой о выдаче груза, чтобы требовать оплату. Разница между УПД, счётом-фактурой и накладной подробно разобрана в статье «УПД, счёт-фактура и накладная: чем отличаются», а полный комплект бумаг по сделке - в материале о первичных документах.
По договору поставки организация или ИП передаёт товар в согласованные сроки покупателю, который берёт его для бизнеса, а не для личных нужд (ст. 506 ГК РФ). Подписывают руководители сторон или их представители по доверенности, нотариус не нужен. Обычно договор делают рамочным: общие правила в тексте, а наименование, количество и цену каждой партии выносят в спецификации. Отдельно прописывают приёмку по количеству и качеству и срок для претензий.
Чем грозит отсутствие накладной при налоговой проверке
Без накладной компания рискует лишиться расходов на доставку и вычета НДС, если других документов о движении товара нет. Налоговый кодекс принимает только документально подтверждённые расходы, оформленные по законодательству РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Вычет НДС предоставляется после принятия товаров на учёт и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Для налоговой транспортная накладная - доказательство, что товар реально перевезли, а не только оформили на бумаге. Если в деле есть договор перевозки и счёт перевозчика, но нет ни ЭТрН, ни бумажной накладной для случая из списка исключений, реальность перевозки придётся доказывать другими способами. С переходом на ГИС ЭПД сведения об электронных накладных собираются в государственной системе, поэтому отсутствие записи о перевозке по реальной поставке становится заметнее.
Отдельный риск связан с контрагентом: если перевозчик не зарегистрирован как участник ИС ЭПД и не может подписать ЭТрН, это повод задуматься о его реальности. Как проверить партнёра до сделки, рассказано в статье о проверке контрагента.
Типичные ошибки
Только ТТН вместо транспортной накладной. Компания по старой привычке выписывает форму № 1-Т и считает перевозку оформленной. Для учёта товара этого хватает, но договор перевозки не подтверждён, а перевозчик по закону не должен был принимать груз (ч. 3 ст. 8 Устава). В споре об утрате или порче груза сторона без транспортной накладной начинает с доказательства того, что договор вообще был.
Нет подписи грузополучателя. Водитель сдал груз на складе, но кладовщик не подписал раздел о приёме, либо водитель расписался за получателя сам. Такая накладная не подтверждает, что груз дошёл, - закон прямо запрещает водителю действовать за две стороны (п. 10 Правил № 2200). Продавцу потом сложно доказать и доставку, и расходы на неё.
Бумага там, где нужна ЭТрН. После 1 сентября 2026 года бумажная накладная для обычной поставки между двумя компаниями - нарушение порядка, даже если все подписи на месте. Ссылаться на привычку бесполезно: список исключений закрыт.
Чтобы обязанности по оформлению документов не стали предметом спора, распределите их в договоре заранее: кто составляет накладную, кто платит оператору ИС ЭПД, в какой срок подписываются электронные документы. Какие условия договора считаются существенными, объяснено в статье о видах договоров и существенных условиях. Для учёта товара можно дополнительно использовать бесплатный бланк товарно-транспортной накладной.
Частые вопросы
Чем транспортная накладная отличается от ТТН?
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза (п. 2 ст. 785 ГК РФ), без неё перевозчик груз не принимает. ТТН по форме № 1-Т — унифицированный бланк для списания товара у продавца и оприходования у покупателя, обязательной не является, форму выбирает компания. Если груз везёт перевозчик по договору перевозки, нужна транспортная накладная. Шаблоны: ТТН, ЭТрН.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года?
Транспортная накладная при перевозке грузов автомобилем формируется в виде электронной транспортной накладной, а бумажный вариант допускается только в случаях, которые установил Минтранс. До этой даты электронная накладная была правом сторон, теперь электронный документ — правило, бумага — исключение.
Как работает электронная транспортная накладная?
Документ формируется в информационной системе электронных перевозочных документов одного из операторов реестра (ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта), оператор направляет его в государственную систему ГИС ЭПД. Участники подписывают накладную усиленной электронной подписью: грузоотправитель, перевозчик (водитель) и грузополучатель, те же три стороны, что и на бумаге.
Когда разрешена бумажная транспортная накладная?
В двенадцати случаях из приказа Минтранса № 262, который действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года. Среди них: перевозка грузов военного назначения, иностранная компания без аккредитованного филиала, перевозка для личных нужд гражданина, сбой систем участника или оператора, нет доступа к интернету, грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, перевозка драгоценных металлов, периодических печатных изданий и территории с чрезвычайным режимом.
Коротко о главном
- Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза и обязательна (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 Устава автотранспорта). ТТН по форме № 1-Т - учётный документ, форму выбирает сама компания (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
- С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу электронная - ЭТрН, которая проходит через ГИС ЭПД (закон № 140-ФЗ).
- Бумага допустима только в двенадцати случаях из приказа Минтранса № 262: перевозка для граждан, нет интернета, сбой систем, отправитель и получатель - одно лицо и другие.
- Накладную подписывают отправитель, перевозчик и получатель; водитель не может расписаться за две стороны.
- Без накладной под угрозой расходы на доставку (ст. 252 НК РФ) и вычет НДС (ст. 172 НК РФ).
Источники
- Устав автомобильного транспорта (закон № 259-ФЗ), ст. 8: транспортная накладная и электронная форма
- Устав автомобильного транспорта, ст. 18.1: электронные перевозочные документы
- Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262: случаи оформления накладной на бумаге
- Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ № 2200, раздел II