Универсальный передаточный документ (УПД)
Одним бланком УПД продавец оформляет отгрузку товара, работ или услуг вместо счёта-фактуры и накладной или акта. Основа — рекомендованная ФНС форма 2013 года, но обязательные реквизиты счёта-фактуры из последних поправок вносят в неё сами. Со статусом 1 документ служит и счётом-фактурой, и передаточным, со статусом 2 — только передаточным. Счёт-фактурную часть подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица (ст. 169 НК РФ).
Бесплатно
Описание
Одним бланком УПД продавец оформляет отгрузку товара, работ или услуг вместо счёта-фактуры и накладной или акта. Основа — рекомендованная ФНС форма 2013 года, но обязательные реквизиты счёта-фактуры из последних поправок вносят в неё сами. Со статусом 1 документ служит и счётом-фактурой, и передаточным, со статусом 2 — только передаточным. Счёт-фактурную часть подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица (ст. 169 НК РФ).
Правовое основание
Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (рекомендованная форма УПД); ст. 164, 168, 169 НК РФ; Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. постановления от 23.01.2026 № 26, счёт-фактурная часть); ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (электронный формат)
Как составлен этот документ
- Основа. Текст построен на нормах, перечисленных выше в разделе «Правовое основание»; по ссылкам можно открыть их текст.
- Как вы получаете документ. Вы заполняете форму, мы подставляем ваши данные в готовый текст-образец и отдаём файл в формате DOCX или PDF на выбор. Обязательные поля отмечены, документ не соберётся без них.
- Актуальность. Карточка обновлена 08.11.2026. Законы меняются: перед использованием сверьтесь с актуальной редакцией норм по ссылкам выше.
- Чего документ не заменяет. Это образец, а не консультация юриста и не проверка вашей ситуации. Перед подписанием или подачей в суд проверьте его у своего юриста.
- Кто отвечает за сайт. Индивидуальный предприниматель, реквизиты — на странице «Контакты». Чем образец отличается от услуги, объяснено на странице «Образец или сервис».
Универсальный передаточный документ придумали, чтобы не плодить бумаги на одну и ту же операцию. Раньше по отгрузке оформляли счёт-фактуру для налога на добавленную стоимость и отдельно накладную или акт для учёта передачи. УПД совмещает обе роли в одном бланке. Ключ ко всему — поле статуса. В первом статусе документ работает и как счёт-фактура, и как передаточный документ, во втором — только как документ о передаче товара, работ или услуг, без функции счёта-фактуры. Отсюда и разница в заполнении. В первом статусе важны все реквизиты продавца и покупателя, подписи руководителя и главного бухгалтера, а во втором часть счёт-фактурных полей не нужна. Саму форму УПД рекомендует письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ — применять её не обязаны, годится и собственная форма первичного документа с нужными реквизитами, но УПД удобнее тем, что сразу совмещает обе роли; счёт-фактурная часть первого статуса при этом подчиняется статье 169 Налогового кодекса и постановлению Правительства РФ № 1137 в редакции постановления от 23.01.2026 № 26. С 2026 года общая ставка налога — 22 %, а индивидуальный предприниматель в подписи указывает ОГРНИП и дату его присвоения. Отдельно следите за датами — дата документа, дата отгрузки и дата приёмки могут не совпадать, и именно они показывают, когда операция реально произошла.
Что вы получите
- Готовый документ в формате DOCX — редактируйте в Word или Google Документах.
- PDF-версию для печати и подписи.
- Понятную форму с подсказками к каждому полю.
- Сохранение данных для повторного использования.
Частые вопросы
Первый статус выбирают, когда документ должен заменить счёт-фактуру вместе с накладной или актом, то есть при работе с налогом на добавленную стоимость. Второй берут, когда нужен только факт передачи товара, работ или услуг, без налоговой функции. От статуса зависит заполнение: в первом важны все реквизиты продавца и покупателя, подписи руководителя и главного бухгалтера, ставка и сумма налога, во втором часть счёт-фактурных полей просто не нужна. Ошибка в статусе стоит покупателю вычета: документ со вторым статусом налоговую часть не закрывает, и заявить по нему НДС не получится, сколько бы сумм ни было выделено в таблице. Обратная ошибка мягче, но тоже мешает — первый статус требует реквизитов счёта-фактуры из пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. В вычете откажут не за любую неточность, а за ошибку, из-за которой нельзя установить продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку или сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ), но документ с пропусками всё равно лучше исправить до отправки. Если не уверены, какой статус подходит вашей системе налогообложения, спросите бухгалтера до отправки контрагенту. Статус проставляют в самом документе, и проверять его стоит перед отправкой каждой партии: учётная программа подставляет значение по умолчанию, а сделки бывают разные.
Да, именно для этого документ и создан: он покрывает и отгрузку товара, и сдачу работ или услуг, поэтому отдельная накладная либо акт по той же операции не нужны. Выгода прямая — на одну сделку остаётся один лист вместо двух-трёх, и исчезает частая беда с расхождением номеров и дат между накладной и счётом-фактурой. Условий всё же два. Первое: контрагент должен быть согласен принимать УПД, потому что документ подписывают обе стороны, и отказ склада покупателя ставит отгрузку на паузу. Второе: порядок обмена документами не должен противоречить вашему договору, где иногда прямо перечислено, чем закрывается поставка. Поэтому переход на УПД проще один раз прописать в договоре, чем обсуждать при каждой партии. Практическая сторона перехода в том, что УПД подписывают обе стороны, поэтому документ уходит контрагенту и возвращается. При бумажном обмене это лишний рейс курьера, при электронном — вопрос нескольких минут, и компании, отгружающие каждый день, обычно переходят на УПД вместе с переходом на электронный документооборот. Проверьте заодно, что в договоре не осталось формулировок про обязательную накладную и отдельный акт: иначе контрагент вправе потребовать именно их.
Эти поля есть в форме УПД, которую рекомендует письмо ФНС России № ММВ-20-3/96@, а в статусе со счёт-фактурной функцией к ним по постановлению Правительства РФ № 1137 относятся строже всего: именно там документ работает как основание для вычета у покупателя. Подписать может и другой сотрудник, если у него есть доверенность или приказ на подписание таких документов, — тогда в подписи указывают его должность и фамилию, а не фамилию директора. Индивидуальный предприниматель подписывает сам или через представителя по доверенности и с 2026 года указывает ОГРНИП и дату его присвоения; электронный документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Практическая беда чаще другая: пустая графа со стороны продавца. Покупатель такой документ возвращает, отгрузка зависает, а бухгалтерия обеих сторон ждёт. Чтобы это не повторялось, круг подписантов и их доверенности оформляют заранее, а не в день отгрузки. Проверять подписи удобнее до отправки: в бумажном виде вернуть документ на подпись стоит рейса курьера, в электронном — повторной отправки через оператора.
Поля о приёмке заполняет покупатель: должность и фамилию того, кто фактически принял товар, работы или услуги, и дату приёмки. Эти сведения показывают, что передача действительно состоялась, а не осталась на бумаге, и именно они в споре подтверждают, кому груз отдали. Дата приёмки может отличаться от даты отгрузки, и это нормально: машина едет несколько дней, а документ отражает реальную хронологию. Пустые поля приёмки — частая причина, по которой документ считают незакрытым: продавец отгрузил, а подтверждения, что товар дошёл, нет. Если товар принимает сотрудник по доверенности, её реквизиты указывают там же. Дату приёмки ставит сам принимающий, а не менеджер продавца.
Нумерацию обычно ведут сквозной в пределах календарного года, чтобы номера не повторялись и не шли вразнобой. Это не формальность: номер и дата входят в число обязательных реквизитов и счёта-фактуры по пункту 5 статьи 169 Налогового кодекса, и первичного документа по 402-ФЗ, и повтор номера в одном году создаёт два разных документа с одинаковым обозначением, которые невозможно сопоставить при сверке с контрагентом. Конкретные правила — префикс подразделения, разделитель, ведущие нули — компания закрепляет в учётной политике и дальше их придерживается. Номер обычно присваивает учётная программа автоматически. Сквозная нумерация к тому же упрощает поиск документа по запросу контрагента: достаточно номера и года.
Похожие документы
Образец документа — не окончательная юридическая рекомендация. Рекомендуем проверить его у своего юриста перед использованием.
Обновлено: 08.11.2026
Сколько стоит
СтоимостьБесплатно
Универсальный передаточный документ (УПД)
Шаблон документа
ТипДля бизнеса
КатегорияБизнес: коммерческие документы
Заполните онлайн или скачайте пустой бланк