Список документов при трудоустройстве закрытый. Статья 65 ТК РФ перечисляет, что соискатель предъявляет работодателю, и там же стоит прямой запрет требовать бумаги помимо предусмотренных Кодексом, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Всё остальное - анкета, резюме, заявление - внутренняя практика компании, а не обязанность работника.
Ниже разобран перечень по статье 65, порядок оформления от заявления до приказа и правила испытательного срока по статьям 70 и 71 ТК РФ.
Какие документы предъявляет работник по статье 65 ТК РФ
Базовых документов пять, ещё две справки нужны только для отдельных должностей. Статья 65 ТК РФ даёт этот перечень как исчерпывающий: расширять его по своему усмотрению работодатель не вправе.
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Для иностранных граждан это может быть вид на жительство или разрешение на временное проживание.
- Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Не предъявляются, если трудовой договор заключается впервые.
- Документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в форме электронного документа. То, что раньше называлось зелёной карточкой СНИЛС, сейчас выдаётся уведомлением формы АДИ-РЕГ.
- Документы воинского учёта - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Военный билет или приписное свидетельство.
- Документ об образовании и (или) о квалификации - только при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Менеджеру по продажам диплом по закону предъявлять не обязательно, врачу или водителю обязательно.
- Справка о наличии (отсутствии) судимости - для работ, куда по закону не допускаются лица с судимостью: педагогика, работа с несовершеннолетними, ряд должностей в транспорте и охране.
- Справка об административном наказании за потребление наркотических средств - для должностей, где федеральный закон прямо это запрещает.
Последние два пункта появились в статье не сразу: справка о судимости введена законом от 23.12.2010 № 387-ФЗ, справка о наркотических средствах - законом от 13.07.2015 № 230-ФЗ.
Трудовая книжка или СТД-Р: что приносит новый сотрудник
Тем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется вообще. Их стаж ведётся только в электронном виде, а подтверждающий документ называется сведениями о трудовой деятельности.
Сведения о трудовой деятельности - это выписка о приёмах, переводах и увольнениях работника, которую формирует Социальный фонд на основе отчётности работодателей. Работодатель выдаёт её за период работы у себя по форме СТД-Р.
Получить такую выписку человек может четырьмя способами, и все они перечислены в статье 66.1 ТК РФ: у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, в Фонде пенсионного и социального страхования, через портал госуслуг в форме электронного документа с усиленной квалифицированной подписью.
Если у кандидата бумажная книжка утеряна или повреждена, работодатель по его письменному заявлению с указанием причины обязан оформить новую. Это прямая обязанность из части пятой статьи 65, а не любезность кадровой службы.
Что требовать нельзя
Запрет из статьи 65 работает буквально: документ вне перечня требовать нельзя, даже если кадровику так удобнее. ИНН, свидетельство о браке, характеристика с прежнего места, регистрация по месту жительства в перечень не входят.
Отдельная история с медицинскими документами. Предварительный медосмотр обязателен только там, где его требует закон: статья 69 ТК РФ отсылает к случаям, предусмотренным Кодексом и иными федеральными законами. Офисному сотруднику медкнижка не нужна, работнику пищевого производства или детского сада нужна.
Отказ в приёме на работу по причинам, не связанным с деловыми качествами, статья 64 ТК РФ называет необоснованным. По письменному требованию соискателя работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования, и такой отказ можно обжаловать в суд.
Резюме и заявление: бумаги без прописки в кодексе
Ни резюме, ни заявление о приёме Трудовой кодекс не упоминает. Резюме работает до всякого оформления - на этапе, когда кандидат откликается на вакансию и работодатель решает, звать ли его на собеседование. Собранное по структуре резюме с опытом и ключевыми навыками экономит обеим сторонам первый круг переговоров.
Заявление о приёме на работу тоже не обязательно. Но пишут его в большинстве компаний: оно фиксирует волю работника, дату начала работы, должность и вид занятости и становится первым листом личного дела. В бюджетных организациях и при оформлении совместительства это фактический стандарт делопроизводства.
Если вы выходите на новое место и от вас ждут письменного заявления, проще взять готовую форму, чем сочинять текст с нуля и переписывать его из-за пропущенных реквизитов.
С просьбы принять на должность с определённой даты начинается оформление нового сотрудника в отделе кадров. Кандидат подписывает заявление на имя руководителя, указывает должность и желаемый день выхода. Закон такого заявления не требует: приём оформляют письменным трудовым договором (ст. 67 ТК РФ). Заявление помогает закрепить договорённость о должности и дате. Вместе с ним обычно приносят паспорт и другие документы для приёма.
Трудовой договор: единственный обязательный документ приёма
Приём на работу оформляется трудовым договором - так прямо сказано в части первой статьи 68 ТК РФ. Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны, один остаётся у работника. Получение своего экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя (статья 67 ТК РФ).
Договор, не оформленный письменно, считается заключённым, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. В этом случае оформить бумагу нужно не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения к работе. Срок жёсткий, и его нарушение - типовой повод для штрафа при проверке.
По умолчанию трудовой договор бессрочный. Срочный допускается только в случаях, перечисленных в статье 59 ТК РФ, и если достаточных оснований для срочности нет, договор считается заключённым на неопределённый срок. Обязательные условия договора - место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты, режим рабочего времени - перечислены в статье 57 ТК РФ.
Когда нужен обычный бессрочный договор с сотрудником на постоянную должность, без экзотических условий, разумнее взять проверенный шаблон и подставить свои данные.
Бессрочный трудовой договор оформляет приём на постоянную работу, когда дата увольнения заранее не известна. Подписывают его работодатель и работник в двух экземплярах, по одному каждому (ст. 67 ТК РФ). Нотариус и печать не нужны. Если человек вышел на работу без бумаг, работодатель обязан оформить договор письменно не позднее трёх рабочих дней. В текст входят должность, место работы, дата начала, оклад и дни выплаты зарплаты.
Приказ о приёме: обязателен или нет
С ноября 2021 года приказ о приёме на работу стал правом, а не обязанностью работодателя. Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ изменил статью 68 ТК РФ: теперь работодатель вправе издать приказ на основании заключённого трудового договора, а содержание приказа должно соответствовать условиям договора.
На практике приказ продолжают издавать почти везде: на него опирается бухгалтерия при начислении зарплаты, он нужен для воинского учёта и для выдачи копий по статье 62 ТК РФ. Удобнее всего приказ по унифицированной форме Т-1: она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и после вступления в силу закона о бухгалтерском учёте от 06.12.2011 № 402-ФЗ перестала быть обязательной, но осталась привычной для всех проверяющих.
Деталь, на которой чаще всего спотыкаются: с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными актами, связанными с работой, сотрудника знакомят под роспись до подписания трудового договора, а не после (часть третья статьи 68).
Испытательный срок: кому нельзя и на сколько
Испытание действует, только если условие о нём прописано в трудовом договоре. Отсутствие такого условия означает, что работник принят без испытания, и уволить его как не выдержавшего проверку уже нельзя.
Максимальные сроки испытания по статье 70 ТК РФ:
| Ситуация | Предельный срок испытания |
|---|---|
| Обычный работник | 3 месяца |
| Руководитель организации и его заместители, главный бухгалтер и его заместители, руководители филиалов и представительств | 6 месяцев |
| Трудовой договор на срок от двух до шести месяцев | 2 недели |
| Трудовой договор на срок до двух месяцев | Испытание не устанавливается |
Периоды временной нетрудоспособности и другого фактического отсутствия на работе в срок испытания не засчитываются, то есть проверка продлевается на эти дни.
Испытание не устанавливается беременным женщинам и женщинам с детьми до трёх лет, лицам младше восемнадцати лет, избранным по конкурсу, приглашённым в порядке перевода от другого работодателя, а также выпускникам, впервые поступающим на работу по полученной специальности в течение года со дня получения образования по аккредитованной программе.
Если испытание не пройдено, работодатель расторгает договор до истечения срока, предупредив письменно не позднее чем за три дня и указав причины. Выходное пособие при этом не выплачивается, мнение профсоюзного органа не учитывается. Работник в период испытания тоже может уйти быстрее обычного: предупредив за три дня, а не за две недели (статья 71 ТК РФ).
Порядок оформления: пять шагов
- Принять документы по статье 65 и проверить ограничения для конкретной должности: судимость, обязательный медосмотр, квалификационные требования.
- Ознакомить под роспись с локальными актами - правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией, политикой обработки персональных данных. До подписания договора.
- Принять заявление о приёме, если это принято в компании, и зарегистрировать его как входящий документ.
- Подписать трудовой договор в двух экземплярах и получить подпись работника о получении своего экземпляра.
- Издать приказ, внести запись в трудовую книжку или передать сведения в Социальный фонд, оформить личную карточку и поставить работника на воинский учёт, если он военнообязанный.
Нарушение порядка обходится дороже, чем кажется. За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф: на юридических лиц от 50 до 100 тысяч рублей, на должностных лиц от 10 до 20 тысяч, на предпринимателей без образования юридического лица от 5 до 10 тысяч. При повторном нарушении должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Похожие материалы
- Виды трудовых договоров: срочный, бессрочный и ГПХ
- Увольнение: по собственному, по соглашению сторон, справки на руки
- Все документы: Бизнес: кадры
Частые вопросы
Какие документы предъявляет работник при приёме на работу?
Перечень в ст. 65 ТК РФ исчерпывающий: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (при первом трудоустройстве не предъявляются); документ индивидуального учёта (СНИЛС); документы воинского учёта для военнообязанных; документ об образовании, если должность требует специальных знаний; справки о судимости и об административном наказании за наркотики — только для отдельных должностей.
Какие документы работодатель не вправе требовать?
Любые вне перечня ст. 65 ТК РФ, например ИНН, свидетельство о браке или характеристику с прежнего места работы. Предварительный медосмотр обязателен только там, где его требует закон (ст. 69 ТК РФ). Отказ в приёме по причинам, не связанным с деловыми качествами, закон называет необоснованным (ст. 64 ТК РФ).
Обязательны ли заявление о приёме и приказ?
Нет. Трудовой кодекс не упоминает ни резюме, ни заявление, а приём на работу оформляется трудовым договором в письменной форме в двух экземплярах (ст. 68 ТК РФ). Приказ с ноября 2021 года стал правом, а не обязанностью работодателя, но на практике его издают почти везде. Форма договора: трудовой договор (бессрочный).
Нужна ли трудовая книжка, если я устраиваюсь впервые?
Нет. Тем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется, стаж ведётся в электронном виде. Подтвердить его можно выпиской о трудовой деятельности, которую выдают способами из ст. 66.1 ТК РФ: у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ и в других местах, перечисленных в статье.
Какой максимальный испытательный срок?
Три месяца для обычного работника, шесть месяцев для руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (ст. 70 ТК РФ). По договору на срок от двух до шести месяцев — две недели, а по договору до двух месяцев испытание не устанавливается. Условие должно быть прописано в трудовом договоре, иначе работник принят без испытания.
Какой трудовой договор заключают по умолчанию?
Бессрочный. Срочный допускается только в случаях, перечисленных в ст. 59 ТК РФ, и если достаточных оснований для срочности нет, договор считается заключённым на неопределённый срок. Формы: бессрочный и срочный трудовой договор.