График отпусков - это локальный документ, в котором работодатель заранее, на весь календарный год, распределяет ежегодные оплачиваемые отпуска сотрудников. По статье 123 ТК РФ его утверждают не позднее чем за две недели до начала года, то есть график на 2027 год нужно подписать не позднее 17 декабря 2026 года. После утверждения он обязателен и для компании, и для каждого работника.
Ниже - кто обязан вести график, как его составить и утвердить, как предупредить сотрудника о начале отдыха, что делать с переносами и во что обходятся ошибки. Отдельно разобраны цифры на примере и типичные промахи работодателей.
Кто обязан составлять график отпусков
График отпусков обязан утверждать каждый работодатель - организация любого размера и индивидуальный предприниматель с наёмными работниками. Статья 123 ТК РФ не делает исключений по числу сотрудников: очерёдность отпусков определяется ежегодно именно по графику.
Единственное послабление касается микропредприятий и некоммерческих организаций. Статья 309.2 ТК РФ разрешает им полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Но условия, которые обычно регулирует локальный акт, тогда нужно перенести в трудовые договоры, заключённые на основе типовой формы, утверждённой Правительством. Проще говоря, микробизнес может не вести отдельный график, если даты отпуска каждого работника прописаны в его трудовом договоре.
| Работодатель | Нужен ли график | Норма |
|---|---|---|
| ООО или АО любого размера, кроме микропредприятия | Да, ежегодно | ст. 123 ТК РФ |
| ИП с наёмными работниками | Да, ежегодно | ст. 123 ТК РФ |
| Микропредприятие или НКО, отказавшиеся от локальных актов | Можно не вести, если даты отпуска есть в трудовых договорах по типовой форме | ст. 309.2 ТК РФ |
Бессрочный трудовой договор оформляет приём на постоянную работу, когда дата увольнения заранее не известна. Подписывают его работодатель и работник в двух экземплярах, по одному каждому (ст. 67 ТК РФ). Нотариус и печать не нужны. Если человек вышел на работу без бумаг, работодатель обязан оформить договор письменно не позднее трёх рабочих дней. В текст входят должность, место работы, дата начала, оклад и дни выплаты зарплаты.
Кого включать в график
В график включают всех работников, которые будут числиться в штате в следующем году, в том числе совместителей и тех, кто пока не отработал шесть месяцев. Сотрудников, которые сейчас сидят с ребёнком до трёх лет, обычно тоже вносят, если известна дата их выхода, - это снимает вопросы при проверке.
Для совместителей действует особое правило статьи 286 ТК РФ: ежегодный оплачиваемый отдых им дают одновременно с отдыхом по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник ещё не отработал шести месяцев, отпуск предоставляют авансом. Поэтому даты для совместителя лучше заранее запросить у него самого.
Некоторые категории сотрудников выбирают время отдыха сами, и график обязан это учесть. Например, по статье 123 ТК РФ муж по своему желанию получает ежегодный отпуск в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам, независимо от стажа у данного работодателя. Список таких льготников шире и разбросан по разным законам, его стоит сверять перед каждым новым графиком. Базовая продолжительность ежегодного основного отпуска - 28 календарных дней, для работающих инвалидов - не менее 30 дней (статья 115 ТК РФ).
Как составить и утвердить график: пошагово
Составление графика занимает от одного дня в небольшой компании до нескольких недель в крупной. Порядок одинаков для всех.
- В октябре-ноябре собрать пожелания работников по датам. Форма любая: письменная анкета, общий файл, опрос руководителей отделов.
- Свести пожелания в таблицу и проверить, чтобы подразделения не остались без людей в сезон нагрузки.
- Проверить права льготников и совместителей: их даты менять без согласия нельзя.
- Если отпуск делится на части, проследить, чтобы хотя бы одна часть была не меньше 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
- Если в компании есть первичная профсоюзная организация, направить проект её выборному органу для учёта мнения в порядке статьи 372 ТК РФ.
- Утвердить график подписью руководителя не позднее 17 декабря. Отдельный приказ об утверждении не обязателен, но многие компании его издают.
- Ознакомить работников с графиком. Кодекс прямо этого не требует, но подписи в листе ознакомления снимают многие будущие споры о датах.
Чаще всего для графика берут унифицированную форму Т-7 - в ней уже есть нужные колонки: подразделение, должность, количество дней, запланированная и фактическая дата, перенос. Бесплатный график отпусков по форме Т-7 можно собрать в конструкторе за несколько минут. Если в компании только формируется штат, полезно сначала навести порядок в должностях - об этом материал про штатное расписание.
Уведомление о начале отпуска за две недели
О времени начала отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Это прямое требование статьи 123 ТК РФ, и оно действует даже тогда, когда сотрудник видел график и расписался в листе ознакомления.
Форма уведомления произвольная: отдельное письменное извещение, общий список с подписями или отметка в электронной системе кадрового документооборота, если она подключена. Главное - чтобы по документу было видно дату ознакомления.
После уведомления оформляют приказ о предоставлении отпуска. Для него подходит бесплатная форма Т-6. Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Заявление работника для отпуска строго по графику Кодекс не требует; когда оно всё же нужно, подробно описано в статье о заявлении на отпуск.
Пример с цифрами: опоздали с уведомлением
Опоздание с уведомлением или отпускными даёт работнику право перенести отпуск по своему письменному заявлению, и работодатель обязан согласиться. Это следует из части второй статьи 124 ТК РФ. Разберём на конкретных датах.
По графику менеджер Иванова уходит в отпуск на 14 календарных дней с понедельника 12 июля 2027 года. Уведомить её нужно было не позднее 28 июня. Кадровик вспомнил об этом только 5 июля, за 7 дней. Отпускные бухгалтерия перечислила 9 июля - за 3 дня, то есть в срок.
- Нарушение одно: уведомление пришло на 7 дней позже положенного.
- Иванова вправе написать заявление о переносе. Новые даты работодатель согласует с ней, а не назначает сам.
- Если Иванова не возражает и уходит 12 июля, спора нет, но само нарушение срока остаётся и видно при проверке.
- Если бы отпускные пришли 10 или 11 июля, у Ивановой появилось бы второе самостоятельное основание для переноса.
Для организации такое нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица, от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и для ИП. Повторное нарушение обойдётся юрлицу уже в 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет (часть 2 той же статьи).
Как изменить утверждённый график
Утверждённые даты можно менять, но только с согласия работника или по основаниям, прямо названным в законе. Односторонне сдвинуть даты работодатель не вправе, потому что график обязателен для обеих сторон.
| Ситуация | Что происходит с отпуском | Норма |
|---|---|---|
| Работник заболел во время отпуска | Отпуск продлевается или переносится с учётом пожеланий работника | ст. 124 ТК РФ |
| Поздно уведомили или поздно заплатили | Перенос по письменному заявлению работника обязателен | ст. 124 ТК РФ |
| Работник сам просит другие даты | Перенос по соглашению сторон | ст. 123 ТК РФ |
| Отпуск в текущем году вредит работе компании | Перенос на следующий год только с согласия работника, использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года | ст. 124 ТК РФ |
| Нужно отозвать из отпуска | Только с согласия работника; несовершеннолетних и беременных отзывать нельзя | ст. 125 ТК РФ |
Каждое изменение лучше оформлять письменно: заявление работника с визой руководителя или соглашение о переносе, затем правка в графике или приказ. Отдельно помните о запрете: не предоставлять отпуск два года подряд нельзя, как и оставлять без ежегодного отдыха работников до 18 лет и занятых на вредных или опасных работах (статья 124 ТК РФ).
Если сотрудник уходит из компании, неиспользованные по графику дни не пропадают: их компенсируют деньгами или по заявлению дают отпуск с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ). Подробнее - в разборе увольнения по собственному желанию и по соглашению.
Типичные ошибки работодателей
Большинство претензий трудовой инспекции по отпускам сводится к нескольким повторяющимся ошибкам. Каждая из них по отдельности подпадает под статью 5.27 КоАП РФ.
- Графика нет вообще. Частая ситуация в ИП и небольших ООО, которые не являются микропредприятиями или не перенесли условия об отпусках в трудовые договоры. Инспектор первым делом запрашивает именно график, и его отсутствие видно сразу.
- График утверждён задним числом. Документ на 2027 год, подписанный в январе 2027-го, нарушает срок статьи 123 ТК РФ, даже если отпуска по нему распределены разумно.
- Даты меняют без согласия работника. Руководитель устно сдвигает отпуск на месяц из-за проекта, а приказ оформляют на новые даты без заявления. Для работника такой перенос необязателен, и он вправе требовать отдыха по графику.
- Нет подписи работника об уведомлении. Сообщение в мессенджере без подтверждения прочтения не доказывает, что срок в две недели соблюдён.
- Отпуск делят на слишком мелкие части. Если ни одна часть не достигает 14 календарных дней, нарушено требование статьи 125 ТК РФ.
Если в компании есть профсоюз или много сотрудников, порядок согласования графика, очередность для отдельных категорий и дополнительные дни отдыха удобно закрепить в коллективном договоре. Как его заключают и сколько он действует, разобрано в статье про коллективный договор.
После коллективных переговоров его подписывают работодатель и представитель работников — профсоюз или выбранный собранием представитель. Договор закрепляет оплату и нормы труда, льготы, гарантии и обязательства сторон; действует до трёх лет с правом продлить. Заключать его закон не обязывает, но уклоняться от переговоров, если их предложила другая сторона, нельзя. Нотариус не нужен. В течение семи дней после подписания работодатель направляет договор на уведомительную регистрацию в орган по труду (ст. 50 ТК РФ).
Частые вопросы
Кто обязан составлять график отпусков?
Каждый работодатель: организация любого размера и ИП с наёмными работниками (ст. 123 ТК РФ). Исключение — микропредприятия и некоммерческие организации, которые вправе отказаться от локальных актов, если даты отпуска есть в трудовых договорах по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ). Форма: график отпусков (Т-7).
До какого числа нужно утвердить график отпусков?
Не позднее 17 декабря, то есть за две недели до начала календарного года. Отдельный приказ об утверждении не обязателен, но многие компании его издают. В график включают всех работников, которые будут числиться в штате в следующем году, включая совместителей и тех, кто ещё не отработал шесть месяцев.
За сколько нужно уведомить работника о начале отпуска?
Под роспись не позднее чем за две недели до начала (ст. 123 ТК РФ), даже если даты есть в графике. Форма уведомления произвольная: письменное извещение, список с подписями или отметка в электронной кадровой системе. Затем оформляют приказ по форме Т-6, а отпускные платят не позднее чем за три дня до начала.
Чем грозит позднее уведомление об отпуске?
Работник вправе письменно потребовать перенести отпуск, и работодатель обязан согласиться (ст. 124 ТК РФ). То же при задержке отпускных. Для организации нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Можно ли изменить утверждённый график отпусков?
Только с согласия работника или по основаниям, прямо названным в законе. Односторонне сдвинуть даты работодатель не вправе. Если работник заболел во время отпуска, отпуск продлевается или переносится с учётом его пожеланий, при позднем уведомлении или выплате перенос по заявлению обязателен (ст. 124 ТК РФ).
Коротко о главном
- График отпусков обязателен для всех работодателей, включая ИП; утверждают его не позднее 17 декабря на следующий год.
- Микропредприятие или НКО могут не вести график, если даты отпусков прописаны в трудовых договорах по типовой форме (статья 309.2 ТК РФ).
- В график включают всех, в том числе совместителей; их отпуск совпадает с отпуском по основной работе.
- При наличии профсоюза график утверждают с учётом мнения его выборного органа.
- О начале отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели, отпускные платят не позднее чем за три дня.
- При нарушении любого из этих сроков работник вправе перенести отпуск по письменному заявлению.
- Сдвигать утверждённые даты без согласия работника нельзя.
- Штраф для организации - от 30 000 до 50 000 рублей, при повторе - до 70 000 рублей.