Штатное расписание: обязательно ли, форма Т-3 и как вносить изменения

Штатное расписание Трудовой кодекс прямо не требует, но статьи 15 и 57 ТК РФ привязывают трудовую функцию к должности по штатному расписанию. Без него сложно записать должность в договор и доказать сокращение. Форма Т-3 не обязательна с 2013 года, работодатель вправе утвердить свою, а изменения вносят приказом.

Ниже - зачем нужен документ, можно ли вместо формы Т-3 взять свою, как вносить изменения приказом и как штатное расписание работает при сокращении по статье 180 ТК РФ. Отдельно разобраны два числовых примера и ошибки, на которых работодатели проигрывают споры.

Обязательно ли штатное расписание

Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет, но на практике без документа не обойтись. Статья 15 ТК РФ определяет трудовые отношения как личное выполнение за плату трудовой функции - работы по должности в соответствии со штатным расписанием. Абзац третий части второй статьи 57 ТК РФ повторяет ту же формулу для обязательного условия трудового договора.

Отсюда практический вывод. Если в договоре написано «менеджер по продажам», эта должность должна существовать в штатном расписании - иначе непонятно, какую единицу занимает работник и откуда взялся его оклад. Касается это и организаций, и индивидуальных предпринимателей, которые нанимают людей по трудовому договору: статья 57 ТК РФ одинакова для всех работодателей.

Отдельный вопрос - микропредприятия. Статья 309.2 ТК РФ разрешает им полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности. Штатное расписание в этом перечне прямо не названо. Даже при отказе от локальных актов трудовые договоры микропредприятия всё равно содержат трудовую функцию, так что вести короткое штатное расписание безопаснее, чем обходиться без него.

Форма Т-3 или своя форма

Форма Т-3 не обязательна: работодатель вправе утвердить собственный бланк. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и это постановление формально не отменено. Но с 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм первичной учётной документации не являются обязательными к применению - такое примечание к постановлению приводит КонсультантПлюс со ссылкой на информацию Минфина России № ПЗ-10/2012.

Основание - часть 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению лица, которое ведёт бухгалтерский учёт. Исключение - организации бюджетной сферы, для них формы устанавливаются по бюджетному законодательству.

Критерий	Форма Т-3	Своя форма
Обязательность	Не обязательна с 2013 года	Допустима, если утверждена руководителем
Что нужно сделать	Просто использовать бланк	Утвердить форму приказом или учётной политикой
Вопросы у проверяющих	Почти не возникают - форма знакома	Возможны, если в бланке не хватает данных
Гибкость	Фиксированные графы	Можно добавить премии, режим работы, код подразделения

Для малого бизнеса проще взять Т-3: форма понятна трудовой инспекции, суду и бухгалтеру. Своя форма оправдана, когда нужно показать в документе то, чего в Т-3 нет, например несколько надбавок с разными условиями. Бесплатный бланк можно заполнить в конструкторе: штатное расписание по форме Т-3.

Что указывают в штатном расписании

В штатном расписании отражают структуру компании и оплату каждой должности, а не конкретных людей. Фамилий работников в документе нет - для этого служит штатная расстановка, которую ведут по желанию.

• Структурные подразделения - отделы, службы, филиалы с кодами, если они есть.
• Должности, профессии, специальности с разрядом или категорией квалификации. Название должно совпадать с тем, что записано в трудовом договоре.
• Количество штатных единиц по каждой должности. Допустимы доли: 0,5 единицы означает полставки.
• Оклад или тарифная ставка в рублях, надбавки и итоговый месячный фонд оплаты по должности.
• Период действия, номер, дата и реквизиты приказа, которым документ утверждён.

Если у должности есть компенсации, льготы или ограничения, её наименование, по той же статье 57 ТК РФ, должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Это касается, например, вредных работ, от названия которых зависит досрочная пенсия.

Пример расчёта фонда: в отделе продаж три единицы менеджера с окладом 60 000 рублей и 0,5 единицы аналитика с окладом 80 000 рублей. Месячный фонд по отделу по окладам - 3 × 60 000 + 0,5 × 80 000 = 220 000 рублей. Именно эта цифра попадёт в графу «Всего» по подразделению.

Как вносить изменения в штатное расписание

Изменения вносят приказом руководителя: ТК РФ порядок не регулирует, поэтому работодатель выбирает его сам. На практике используют два способа - приказ об изменении штатного расписания, если правок немного, или утверждение новой редакции целиком, если меняется структура.

1. Определить, что меняется: вводится или исключается должность, меняется число единиц, пересматривается оклад, переименовывается отдел.
2. Проверить, затронуты ли работники. Если меняется оклад или название занятой должности, это изменение условий трудового договора - его нельзя провести одним приказом.
3. Издать приказ с датой вступления изменений в силу и перечнем правок.
4. Оформить изменения с работниками: дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ или уведомление по статье 74 ТК РФ.
5. Ознакомить работников под подпись и внести изменения в кадровые документы.

Главное правило: штатное расписание и трудовой договор меняются вместе. Статья 72 ТК РФ допускает изменение условий договора только по соглашению сторон в письменной форме. Если работник не согласен, а причина - изменение организационных или технологических условий труда, работает статья 74 ТК РФ: работодатель письменно уведомляет работника не позднее чем за два месяца. Трудовую функцию таким способом изменить нельзя.

Пример: изменение оклада

Компания пересматривает оклады. Менеджеру по продажам оклад повышают с 60 000 до 70 000 рублей с 1 ноября. Руководитель издаёт приказ об изменении штатного расписания, а с работником подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору - повышение он, как правило, подписывает охотно.

Другая ситуация: из-за реорганизации отдела оклад должности снижают с 70 000 до 60 000 рублей. Согласия работника нет. Тогда работодатель должен письменно уведомить его о новых условиях и причинах не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК РФ). Если уведомление вручено 1 сентября, новый оклад можно ввести не раньше чем через два месяца, то есть в ноябре; дату лучше назначить с запасом в пару дней, чтобы не спорить о подсчёте срока. Приказ об изменении штатного расписания при этом издают с той же датой, чтобы документы не расходились.

Штатное расписание и сокращение штата

При сокращении штатное расписание - главный доказательственный документ. Основание увольнения - пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ: сокращение численности или штата работников организации или индивидуального предпринимателя. Суд смотрит, была ли должность реально исключена и не появилась ли снова под другим названием.

Порядок задаёт статья 180 ТК РФ. Работника предупреждают о предстоящем увольнении персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Работодатель обязан предложить ему другую имеющуюся работу - вакантные должности, в том числе нижестоящие и нижеоплачиваемые. По части третьей статьи 81 ТК РФ предлагать нужно все подходящие вакансии в данной местности. Список вакансий берут из того же штатного расписания.

• Приказ о сокращении и новая редакция штатного расписания с датой вступления в силу не раньше даты увольнения.
• Уведомление каждому работнику под подпись - не менее чем за два месяца.
• Предложение вакансий письменно, в том числе появившихся в период предупреждения.
• Приказ об увольнении и расчёт в последний рабочий день.

Числовой пример досрочного увольнения. Работника со средним месячным заработком 60 000 рублей предупредили 1 сентября, срок истекает в начале ноября. Через месяц он нашёл новую работу и письменно согласился уйти раньше. Часть 3 статьи 180 ТК РФ разрешает расторгнуть договор до истечения срока с дополнительной компенсацией в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально оставшемуся времени. Остался примерно месяц - значит, дополнительная компенсация составит около 60 000 рублей. Точную сумму считают по среднему дневному заработку за оставшиеся рабочие дни.

Если сокращение затрагивает людей, с которыми оформлялись разные виды договоров, полезно заранее проверить их условия: виды трудовых договоров определяют, кого и как можно уволить. При расставании по взаимному согласию вместо сокращения работодатели часто выбирают соглашение сторон - разница разобрана в статье об увольнении по собственному желанию и по соглашению сторон.

Типичные ошибки работодателей

Большинство споров со штатным расписанием связаны не с формой документа, а с расхождением между ним и реальной жизнью. Вот ошибки, которые встречаются чаще всего.

• Штатного расписания нет вообще. При сокращении работодатель не может показать, что должность существовала и была исключена, и не может доказать, что предложил все вакансии. В споре у него не остаётся документа, которым он подтвердит законность увольнения.
• Оклад в трудовом договоре не совпадает со штатным расписанием. Например, в договоре 55 000 рублей, а в расписании по должности 60 000. Такое расхождение - первый вопрос трудовой инспекции и готовый повод для спора о недоплате.
• Название должности различается в документах. «Менеджер» в договоре и «специалист по продажам» в расписании - повод усомниться, какую единицу занимает работник.
• Изменения внесены задним числом или без уведомления работника за два месяца. Условия договора так не меняются: статья 74 ТК РФ требует письменного уведомления не позднее чем за два месяца.
• Сокращённая должность вернулась через месяц под новым названием с той же функцией. Такое сокращение легко оспорить: реального исключения должности не было.

Штатное расписание стоит сверять с трудовыми договорами при каждом приёме на работу. Порядок оформления нового сотрудника описан в статье о документах при приёме на работу.

Частые вопросы

Обязательно ли штатное расписание?

Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет, но на практике без документа не обойтись: должность из трудового договора должна существовать в штатном расписании. Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов (ст. 309.2 ТК РФ). Форма: штатное расписание (Т-3).

Обязательна ли форма Т-3?

Нет, с 2013 года унифицированные формы не обязательны: работодатель вправе утвердить собственный бланк (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Для малого бизнеса проще взять Т-3, она понятна трудовой инспекции, суду и бухгалтеру. Своя форма оправдана, когда нужно показать в документе то, чего в Т-3 нет, и её нужно утвердить приказом или учётной политикой.

Что указывают в штатном расписании?

Структурные подразделения, должности и профессии с разрядом или категорией, количество штатных единиц (доли допустимы: 0,5 — полставки), оклад или тарифную ставку, надбавки и месячный фонд оплаты, период действия, номер, дату и реквизиты приказа об утверждении. Фамилий работников в документе нет.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Приказом руководителя: ТК РФ порядок не регулирует. Нужно определить, что меняется, проверить, затронуты ли работники, издать приказ с датой вступления в силу, оформить изменения с работниками (дополнительное соглашение по ст. 72 ТК РФ или уведомление по ст. 74) и ознакомить их под подпись. Штатное расписание и трудовой договор меняются вместе: условия договора меняются только по соглашению сторон.

Коротко о главном

• ТК РФ не содержит отдельной обязанности утвердить штатное расписание, но статьи 15 и 57 привязывают трудовую функцию к должности по штатному расписанию.
• Форма Т-3 из постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 не обязательна с 2013 года: форму вправе утвердить руководитель (часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ).
• Изменения вносят приказом, а условия трудового договора меняют дополнительным соглашением или уведомлением за два месяца по статье 74 ТК РФ.
• При сокращении работника предупреждают под роспись не менее чем за два месяца и предлагают все подходящие вакансии в данной местности.
• Досрочное увольнение с согласия работника - с дополнительной компенсацией среднего заработка за оставшийся срок.
• Оклады и названия должностей в штатном расписании и трудовых договорах должны совпадать.

Источники

• Статья 57 ТК РФ - содержание трудового договора и трудовая функция по штатному расписанию
• Статья 180 ТК РФ - гарантии при сокращении численности или штата
• Статья 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» - формы первичных учётных документов
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 - унифицированная форма Т-3