Справку о доходах выдаёт работодатель: по письменному заявлению работника - не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления и бесплатно (ст. 62 ТК РФ). Документ называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», форма по КНД 1175018 - приложение № 4 к приказу ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Привычное «2-НДФЛ» - это название отменённой отчётной формы, которое осталось в разговоре. Самозанятый формирует справку о доходах сам в приложении «Мой налог», предприниматель на общей системе подтверждает доход декларацией 3-НДФЛ. Справка нужна для кредита, визы, пособий, алиментов и налогового вычета. Срока годности у неё нет, но банки обычно просят документ не старше месяца.
Почему 2-НДФЛ - уже не форма, а привычка
Форма 2-НДФЛ была отдельной годовой отчётностью налогового агента перед инспекцией. Сейчас сведения о доходах физических лиц за истекший год налоговый агент подаёт в составе расчёта 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ) - отдельной формы для инспекции больше нет.
А вот документ, который выдают человеку на руки, сохранился и живёт своей жизнью. Это приложение № 4 к приказу ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024) - «Справка о доходах и суммах налога физического лица», форма по КНД 1175018. В ней шесть разделов: сведения о налоговом агенте, сведения о получателе дохода, доходы по ставке с разбивкой по месяцам и кодам, стандартные, социальные и имущественные вычеты, общая сумма дохода и налога, а также сумма дохода, с которого налог не удержан.
Просить в бухгалтерии «двушку» можно - поймут. Но в заявлении лучше писать полное название: так справку не перепутают с выпиской о зарплате в свободной форме.
Работодатель: три рабочих дня и ни рубля
Обязанность выдать справку установлена пунктом 3 статьи 230 НК РФ: налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утверждённой ФНС. Срок в Налоговом кодексе не назван.
Срок берётся из трудового законодательства. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать копии документов, связанных с работой, в том числе справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Отсюда четыре практических следствия.
- Заявление пишется в свободной форме, но именно письменно: отсчёт трёх дней идёт со дня подачи, а устную просьбу датировать нечем.
- Дни рабочие, а не календарные. Заявление в пятницу - крайний срок среда.
- Плату за справку брать нельзя, статья 62 прямо говорит о безвозмездности.
- Уволенный сотрудник тоже вправе получить справку за периоды, когда компания была его налоговым агентом.
Личный кабинет ФНС: когда там появятся цифры
Второй источник - личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, откуда справка выгружается файлом с электронной подписью инспекции. Данные туда попадают из отчётности работодателя, и это определяет сроки.
Расчёт 6-НДФЛ за год и документ со сведениями о доходах физических лиц налоговый агент сдаёт не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). До этой даты сведений за прошлый год в кабинете нет, а после неё они появляются не мгновенно - инспекции нужно время на обработку.
Сведения за текущий год кабинет не покажет вообще: отчётность годовая. Поэтому если банк просит доход за последние шесть месяцев, единственный источник - работодатель.
Зато у кабинета есть преимущество, которого нет у бухгалтерии: он собирает данные от всех налоговых агентов сразу. Если за год вы сменили работу или подрабатывали по договорам ГПХ, в кабинете будут справки от каждого источника, и бегать за ними по бывшим работодателям не придётся. Файл выгружается с электронной подписью инспекции и принимается банками и налоговой наравне с бумажной справкой.
Самозанятому и предпринимателю - свои документы
| Кто вы | Чем подтверждается доход | Где взять |
|---|---|---|
| Работник по трудовому договору или ГПХ | Справка о доходах и суммах налога физического лица (КНД 1175018) | Работодатель или заказчик - налоговый агент; личный кабинет ФНС за прошлые годы |
| Самозанятый (НПД) | Справка о состоянии расчётов (доходах) по налогу на профессиональный доход (КНД 1122036) | Приложение «Мой налог» или личный кабинет плательщика НПД |
| ИП на общей системе | Декларация 3-НДФЛ за год | Личный кабинет ФНС, копия сданной декларации |
| ИП на УСН или патенте | Декларация по УСН, книга учёта доходов | Собственный учёт, личный кабинет ФНС |
Формы справок для самозанятых утверждены письмом ФНС России от 05.05.2023 № СД-4-3/5763@: справка о постановке на учёт в качестве плательщика НПД (КНД 1122035) и справка о состоянии расчётов, то есть о доходах (КНД 1122036). Вторая показывает доход помесячно за календарный год, общую сумму дохода, исчисленный налог и недоимку. Обе подписываются обезличенной электронной подписью налогового органа - заверять их в инспекции дополнительно не нужно.
Предприниматель на общей системе подтверждает доход декларацией 3-НДФЛ, которая представляется не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 1 ст. 229 НК РФ). Если ИП параллельно работает по найму, зарплатную часть дохода подтверждает работодатель - это два независимых документа.
Шестой раздел справки: доход есть, налог не удержан
Самая недооценённая часть документа - раздел «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом». Он заполняется, когда выплата была не деньгами или удержать НДФЛ было не из чего: подарок от компании дороже лимита, прощённый долг, материальная выгода, доход после увольнения.
О таком доходе налоговый агент сообщает в инспекцию, и дальше налог платит уже сам человек - на основании направленного налоговым органом уведомления, не позднее 1 декабря года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 6 ст. 228 НК РФ). Декларацию в этом случае подавать не нужно: инспекция сама посчитает сумму по полученным сведениям.
Практическая польза здесь двойная. Во-первых, заполненный шестой раздел - предупреждение, что до 1 декабря придёт начисление. Во-вторых, банк видит эту сумму и может учесть её в доходе, хотя на руки вы её не получали, - расхождение лучше объяснить заранее.
Справка в свободной форме и «по форме банка»
Форма ФНС показывает только тот доход, который прошёл через налогового агента и попал в налоговую базу. Поэтому рядом с ней живёт справка в свободной форме - документ, где работодатель подтверждает должность, размер заработка и период работы. Её просят соцзащита, консульства, суды, а банки часто выдают собственный бланк и требуют заполнить именно его.
Свободная форма законом не описана, поэтому разумный минимум складывается из практики: полное наименование и ИНН работодателя, ФИО работника, должность, дата приёма на работу, период, за который считается доход, суммы помесячно, подпись руководителя и главного бухгалтера, печать при её наличии и дата выдачи. Отказать в такой справке работодатель не вправе: она относится к документам, связанным с работой, и выдаётся по тем же правилам статьи 62 ТК РФ.
Для чего справку требуют чаще всего
- Кредит и ипотека. Банк оценивает платёжеспособность и почти всегда просит доход за 6 или 12 месяцев.
- Виза. Консульства смотрят на устойчивость дохода и связь со страной проживания.
- Пособия и социальные выплаты. Здесь важен не годовой итог, а доход за расчётный период, поэтому чаще нужна свободная форма.
- Налоговый вычет. Справка показывает, сколько НДФЛ удержано за год: это и есть потолок возврата.
- Алименты и судебные споры. Размер дохода - основание для расчёта в долях или твёрдой сумме.
- Новое место работы. Справка с прошлой работы нужна бухгалтерии, чтобы правильно посчитать вычеты с начала года.
Сколько справка действует
Срока годности у справки о доходах в законе нет: документ фиксирует уже состоявшиеся факты за конкретный период, и с течением времени они не меняются. Ограничение приходит со стороны того, кто справку требует.
Банки обычно принимают документ, выданный не ранее чем за 30 дней до подачи заявки, консульства смотрят на тот же месяц, органы соцзащиты считают доход за свой расчётный период и к дате выдачи относятся мягче. Вывод простой: заказывать справку заранее «на всякий случай» смысла нет - берите её под конкретную подачу.
Если справка нужна для вычета
Имущественный вычет по статье 220 НК РФ ограничен двумя суммами: 2 000 000 рублей по расходам на покупку или строительство жилья и 3 000 000 рублей по процентам по целевому кредиту. Справка о доходах здесь работает как калькулятор: сколько НДФЛ с вас удержали за год, столько максимум и вернут.
Маршрута два. Первый - не ждать конца года, а получить уведомление о праве на вычет и отдать его в бухгалтерию: тогда работодатель перестанет удерживать НДФЛ. Начинается этот путь с заявления в налоговую.
Заявление на получение имущественного налогового вычета при покупке жилья.
Второй маршрут - подать декларацию по итогам года и вернуть удержанный налог одной суммой. К декларации прикладываются документы на квартиру, платёжные документы и та самая справка о доходах. Если вычетов несколько - имущественный, на лечение, на обучение, - все они заявляются в одной декларации за год.
Шаблон декларации 3-НДФЛ для физических лиц. Подготовка текста; реальная подача через личный кабинет ФНС. Шаблон — свод сведений для заполнения официальной формы, а не сама форма: утверждённый бланк подаётся через личный кабинет налогоплательщика, портал государственных услуг либо в ведомство.
И последнее. Если работодатель тянет со справкой дольше трёх рабочих дней или требует за неё деньги, это нарушение статьи 62 ТК РФ, с которым можно идти в государственную инспекцию труда. Но чаще хватает письменного заявления с отметкой о вручении: с датированной бумагой на руках спор обычно заканчивается, не начавшись.