Акт выполненных работ для самозанятого

Для подтверждения расхода закон говорит о чеке из приложения «Мой налог» (422-ФЗ, ст. 14, 15), акта он не требует. Но чек показывает только сумму, дату и плательщика: из него не видно, за что именно заплатили, в какой период работа выполнялась и приняты ли услуги без замечаний. Поэтому на практике стороны держат оба документа рядом. Чек закрывает налоговую сторону, акт описывает содержание работы и фиксирует приёмку (ГК РФ, ст. 720, 783). При разовой мелкой услуге многие ограничиваются чеком. При заметной сумме, длящейся работе или нескольких этапах акт лучше подписать: он умещается на одном листе, печатается в двух экземплярах и снимает вопрос, что стороны считали сделанным.

Требуйте чек: при оплате наличными или электронными средствами платежа он формируется в момент расчёта, при иной безналичной оплате — не позднее 9-го числа следующего месяца. Без чека организация или предприниматель не учтут расход (422-ФЗ, ст. 14, 15). Самый надёжный ход заранее записать в договоре обязанность исполнителя выдать чек и последствия её нарушения, например право заказчика придержать окончательный расчёт до получения чека. Если чек не приходит, начните с письменного напоминания, где названы дата платежа, сумма и способ перевода: обычно этого хватает, потому что формирование чека в приложении занимает минуту. Аннулирование чека после расчёта видно в приложении, и такой случай решается перепиской. При отказе исполнителя остаётся обращение в налоговую с приложением платёжного документа и подписанного акта, который показывает, за что деньги переводились. Полезно заранее договориться и о канале передачи: чек приходит в мессенджер, на почту или бумажной распечаткой вместе с актом. Электронный вариант удобнее, потому что в нём остаются дата и время формирования. Проверьте, что в чеке верно указаны ИНН заказчика и наименование услуги: ошибка в этих полях делает документ бесполезным, и чек придётся формировать заново. Дублировать чек на бумаге стоит там, где документы подшиваются: распечатка с QR-кодом занимает половину листа и ложится рядом с актом.

При доходе в рамках налога на профессиональный доход исполнитель платит налог сам, в этом и смысл режима. Заказчику ничего удерживать не нужно, пока статус исполнителя действует. Сложность в том, что статус может быть утрачен, и тогда у заказчика появляются вопросы по налогам и взносам за уже выплаченные суммы. Поэтому статус проверяют на дату каждой выплаты через открытый сервис налоговой, по ИНН, который в бланке вынесен отдельным полем для обеих сторон. Проверка занимает меньше минуты, а скриншот с видимой датой удобно хранить вместе с актом и чеком. Спорные ситуации, особенно долгое сотрудничество с одним исполнителем и регулярные одинаковые выплаты, разумнее обсудить с бухгалтером до подписания, а не после запроса пояснений.

Структура та же, но добавлены поля под ИНН обеих сторон и оговорка о чеке из приложения «Мой налог». В акте с организацией или предпринимателем такой оговорки нет: там расход подтверждают другими документами, а самозанятый не обязан выставлять ни накладных, ни счетов-фактур и НДС не начисляет (предприниматель на налоге на профессиональный доход плательщиком НДС не признаётся, 422-ФЗ, ч. 9 ст. 2). Подставлять вместо этого бланка акт с подрядчиком-компанией не стоит, теряется главное условие, ради которого документ и заполняется. Остальные поля привычные: стороны, договор, перечень работ или услуг, период, стоимость и срок рассмотрения акта в рабочих днях. Заполненный бланк умещается на одном листе и печатается в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Комплект документов простой: договор, акт, чек, платёжное поручение. Реквизиты чека вписывают в акт отдельной строкой: дата, номер, сумма.

В форме есть поле со сроком рассмотрения акта в рабочих днях, и его заполняют цифрой, а не фразой вроде «в разумный срок». Обычно стороны договариваются так: если в этот срок нет ни подписи, ни мотивированных возражений, работы считаются принятыми. Надёжнее записать это правило в договоре: в бланке акта оно действует, если договором не установлено иное, а условие из одного лишь неподписанного акта заказчика само по себе не связывает. Заказчику поэтому стоит держать календарь под рукой и отвечать письменно, перечисляя конкретные замечания, а не общее недовольство. Принятые без оговорок работы оспаривать заметно труднее (ГК РФ, ст. 720, 783). Исполнителю, со своей стороны, полезно сохранить доказательство отправки акта: дату передачи, письмо или расписку о получении. Отсчёт срока начинается именно с этого дня, и без подтверждения отправки правило о молчаливой приёмке не работает. Мотивированные возражения это перечень конкретных претензий: что не сделано, что сделано иначе, чем договаривались, какие сроки нарушены. Общая фраза про недовольство заказчика мотивированным возражением обычно не считается, и срок продолжает течь. Если замечания устранимы, удобно сразу назвать дату повторной сдачи работы и подписать акт уже по её итогам. Считают рабочие дни без выходных и праздников, поэтому пять рабочих дней в календаре легко растягиваются на неделю с лишним.