Как работать с самозанятым: договор, чек, справка о статусе, риск переквалификации

Работа с самозанятым держится на четырёх документах: договор, чек из приложения «Мой налог», справка о постановке на учёт и акт приёмки. Потеряете чек - не учтёте выплату в расходах. Перепутаете предмет договора с трудовой функцией - получите доначисление взносов и НДФЛ за весь период.

Самозанятый платит налог на профессиональный доход: 6% с выплат от организаций и ИП и 4% с выплат от обычных физлиц (ст. 10 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Заказчик за него страховые взносы не начисляет и НДФЛ не удерживает, но освобождение работает не само по себе, а при наличии чека.

Ниже разобран весь порядок: как проверить статус до первой оплаты, что вписать в договор, в какой срок исполнитель обязан выдать чек и какие признаки превращают гражданский договор в трудовой.

Кто такой самозанятый с точки зрения закона

Отдельного правового статуса «самозанятый» в российском законодательстве нет. Это обиходное название плательщика налога на профессиональный доход - специального режима, который введён Законом № 422-ФЗ в порядке эксперимента. Эксперимент проводится до 31 декабря 2028 года включительно.

Профессиональный доход - это доход физического лица от деятельности, при ведении которой у него нет работодателя и он не привлекает наёмных работников по трудовым договорам, а также доход от использования имущества (ч. 7 ст. 2 Закона № 422-ФЗ).

Применять режим может и обычное физлицо, и индивидуальный предприниматель. Доходы, облагаемые НПД, освобождены от НДФЛ (ч. 8 ст. 2 того же закона), а ИП на этом режиме не признаётся плательщиком НДС, кроме ввозного.

Два ограничения заказчику стоит держать в голове с самого начала. Первое: право на режим теряется, когда доход исполнителя в текущем календарном году превысил 2,4 млн рублей (п. 8 ч. 2 ст. 4). Второе: доходы по гражданско-правовому договору не признаются объектом НПД, если заказчиком выступает нынешний работодатель исполнителя или тот, кто был его работодателем менее двух лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6). Уволить сотрудника в пятницу и в понедельник заключить с ним договор как с самозанятым не получится - выплата будет облагаться как обычная зарплата.

Проверка статуса до первой оплаты

Статус проверяется двумя способами, и оба бесплатны. Первый - попросить у исполнителя справку о постановке на учёт по форме КНД 1122035; он формирует её сам в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете на сайте ФНС, документ подписывается электронной подписью налоговой и в дополнительном заверении не нуждается. Второй - проверить ИНН исполнителя в открытом сервисе ФНС для проверки статуса плательщика НПД, который показывает статус на конкретную дату.

Справка фиксирует момент, сервис показывает текущее положение дел. Для разовой сделки хватит и одной справки, для длящегося сотрудничества разумно проверять ИНН перед каждой выплатой: статус снимается в том числе по заявлению самого исполнителя, и заказчик об этом не узнаёт.

Проверку удобно оформлять как внутреннее правило: скриншот или выгрузка из сервиса ФНС на дату платежа, подшитая к акту. Если позже налоговая спросит, почему вы не удержали НДФЛ, у вас будет не объяснение, а документ.

Что должно быть в договоре с самозанятым

С самозанятым заключают обычный гражданско-правовой договор - чаще всего договор возмездного оказания услуг по гл. 39 ГК РФ. По ст. 779 ГК исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги, а заказчик - их оплатить. Никакой специальной формы «договора с самозанятым» закон не предусматривает, но несколько оговорок отличают его от договора с обычным физлицом.

Что нужно предусмотреть:

• указание, что исполнитель применяет НПД, с реквизитами справки о постановке на учёт;
• обязанность выдать чек из приложения «Мой налог» и срок, в который он должен быть передан;
• обязанность сообщить об утрате статуса, и лучше с конкретным сроком - например, в течение трёх рабочих дней;
• ответственность исполнителя за невыдачу чека и за молчание об утрате статуса: компенсация доначисленных налогов, взносов и штрафов;
• предмет, описанный как результат, а не как процесс: «разработать макет каталога из 24 полос», а не «выполнять работу дизайнера».

Если вы регулярно нанимаете исполнителей на проектные задачи и хотите закрыть налоговые риски заранее, возьмите готовую форму с этими оговорками вместо того, чтобы править чужой шаблон из интернета.

Для разового небольшого заказа - перевести страницу текста, снять один ролик, починить сайт за вечер - подойдёт более короткая форма: договор на оказание услуг с самозанятым без развёрнутого раздела об ответственности. Смысл тот же, объём меньше.

Чек из «Мой налог»: без него расход не подтверждён

Чек - главный документ сделки с самозанятым. Организация на налоге на прибыль не учитывает расходы на приобретение работ и услуг у плательщика НПД при отсутствии чека, сформированного по правилам ст. 14 Закона № 422-ФЗ (ч. 8 ст. 15). Для УСН и ЕСХН действует такое же правило (ч. 9 ст. 15). Выплаты не облагаются страховыми взносами тоже только при наличии чека (ч. 1 ст. 15).

Сроки выдачи закон делит надвое (ч. 3 ст. 14):

1. при расчёте наличными или электронными средствами платежа чек формируется и передаётся в момент расчёта;
2. при иных формах безналичных расчётов - не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором прошёл расчёт.

Налоговым периодом по НПД признаётся календарный месяц (ч. 1 ст. 9). То есть при обычном банковском переводе за услуги, оплаченные 20 марта, чек должен оказаться у вас не позже 9 апреля.

Передать чек исполнитель может в электронной форме или на бумаге (ч. 4 ст. 14). Электронный вариант - отправка на номер телефона или адрес электронной почты либо предоставление QR-кода для считывания (ч. 5 ст. 14). Акт, счёт и платёжное поручение чек не заменяют: ни один из них не подтверждает, что исполнитель провёл доход через «Мой налог».

Отдельно проверьте, что чек не аннулирован. Самозанятый может отменить чек в приложении - например, при возврате денег. Аннулированный чек расход не подтверждает, поэтому при крупных выплатах имеет смысл сверять чеки в конце квартала.

Нужен ли акт выполненных работ

Закон не обязывает подписывать акт с самозанятым, но без него вы не докажете, что услуга вообще была оказана. Чек подтверждает факт расчёта и уплату налога исполнителем, а акт - объём, сроки и качество результата. Налоговая при проверке реальности сделки смотрит именно на вторую часть.

В акте достаточно указать реквизиты договора, перечень выполненного, период, стоимость, отсутствие претензий сторон и отдельную строку с реквизитами чека: дату, номер и сумму. Тогда два документа связаны между собой, и вопрос «а какой чек относится к этой выплате» не возникает.

Если вы закрываете работу с исполнителем ежемесячно и хотите, чтобы акт сам напоминал об оговорке про чек, используйте форму, где этот пункт уже стоит в тексте.

Риск переквалификации в трудовые отношения

Договор с самозанятым не защищает от переквалификации сам по себе. Если проверяющие увидят в отношениях признаки трудовых, договор признают трудовым, а заказчику доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период, добавив пени и штраф. Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения, прямо запрещено частью второй ст. 15 ТК РФ.

Трудовые отношения по ст. 15 ТК РФ - это отношения, основанные на соглашении о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, при подчинении правилам внутреннего трудового распорядка и обеспечении работодателем условий труда.

Из этого определения выводятся признаки, на которые смотрят ФНС, инспекция труда и суд:

• исполнитель выполняет не конкретный заказ, а постоянную функцию по должности;
• он подчиняется графику и распорядку заказчика, отпрашивается, согласует отпуск;
• работает на оборудовании и в помещении заказчика, пользуется его материалами;
• получает одинаковые суммы с одинаковой периодичностью, без привязки к объёму результата;
• включён во внутреннюю иерархию: есть руководитель, планёрки, корпоративная почта с должностью;
• заказчик у исполнителя единственный, и работает он только на него.

Механику признания описывает ст. 19.1 ТК РФ. Отношения могут быть признаны трудовыми заказчиком - по письменному заявлению исполнителя или по не обжалованному предписанию государственного инспектора труда, а также судом. Если отношения уже прекратились, признать их трудовыми может только суд. Ключевая деталь этой статьи: неустранимые сомнения толкуются в пользу наличия трудовых отношений. И признаются такие отношения не с даты решения, а со дня фактического допущения исполнителя к работе, то есть задним числом на всю глубину сотрудничества.

Практический вывод простой. Один-два признака из списка - повод переписать договор. Четыре и больше - повод оформлять человека в штат, потому что защищаться будет нечем.

Что делать, если исполнитель утратил статус

С даты утраты статуса НПД заказчик-организация становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов по этим выплатам, если исполнитель не зарегистрирован как ИП. Чеки после снятия с учёта не формируются, и расход по ним подтвердить нельзя.

Порядок действий: приостановить выплаты, проверить ИНН в сервисе ФНС, запросить у исполнителя объяснение, пересчитать обязательства с даты утраты статуса. Дальше есть выбор - перезаключить договор с ИП, оформить трудовые отношения или платить как обычному физлицу с удержанием НДФЛ и начислением взносов.

Самая частая причина утраты - превышение годового лимита в 2,4 млн рублей. Если исполнитель загружен у вас на несколько месяцев вперёд, посчитайте заранее, когда его совокупный доход подойдёт к порогу.

Порядок работы с самозанятым: семь шагов

1. Проверьте статус исполнителя по ИНН и возьмите справку КНД 1122035.
2. Убедитесь, что он не был вашим работником в последние два года.
3. Заключите договор с оговорками о чеке, статусе и ответственности.
4. Опишите предмет через результат, а не через трудовую функцию.
5. Примите работу актом, указав в нём реквизиты чека.
6. Получите чек: в момент расчёта или до 9-го числа следующего месяца.
7. Храните договор, акт, чек и подтверждение статуса вместе, одним комплектом на каждую выплату.

Эти семь шагов закрывают и налоговый вопрос, и трудовой. Первый решается чеком, второй - формулировками договора и тем, как отношения выглядят на практике.